Veranstaltungsverwaltungssystem

Ein Veranstaltungsverwaltungssystem (VVS) bzw. Event-Management-System (EMS) ist ein Softwaresystem zur Verwaltung von Veranstaltungen, der Besucher und verbundener Prozesse.

Bestandteile

Unter die relativ neue Gruppe der Veranstaltungsverwaltungssysteme fallen meist baukastenartig aufgebaute Systeme, die mit Modulen die manuellen Prozesse bei Veranstaltungen abbilden und somit den Aufwand für die Agenturen verringern.

Der Aspekt der Kostensenkung dürfte die treibende Kraft sein, dass prozessoptimierende Software nun auch diesen, doch eher kleinen aber umsatzstarken, Markt erreicht hat.

Übliche Module bei Veranstaltungsverwaltungssystemen

Abrechnung (Kostenstellenverrechnung, Prepaid, Selbstzahler)
Agendamanagement
Akkreditierung
Anwesenheitsdokumentation
Budgetierung
Catering
Dienstleister extern
Dienstleister intern
Displayansteuerung
Delegation von Aufgaben: Einbindung von Reisebüros und Hotels in das EMS
Einladungsmanagement
Hauptversammlung via Internet
Informationsmaterial (Verwaltung und Versand)
individuelle Sitzplatz- und Raumverwaltung
Kommunikationsmodule
Kontingentverwaltung mit Online-Buchung
Mitarbeitermanagement
Online-Ausschreibungen (RFPs)
Parkplatzverwaltung
personalisierte Services während des Events (RFID, Barcode)
Planer z. B. für Hochzeiten
Referentenmanagement
Rollen und Rechte, z. B. „welcher Teilnehmer sieht welche Agenda“
Statistiken
VIP & Personenschutz
Wegeleitsysteme
Wissenschaftliche Services (Konferenzbeiträge, Peer-Review)
Zutrittskontrolle (RFID, Barcode, Sichtkontrolle)

Siehe auch

Eventagentur