Unterlagen haben einen Lebenszyklus. Sie entstehen, werden benutzt, abgelegt, aufbewahrt und landen zuletzt im Staatsarchiv oder im Schredder.
- Das Records Lifecycle Konzept unterscheidet verschiedene Abschnitte - ähnlich den Phasen eines biologischen Organismus' - mit Geburt, Leben und Tod und mit einer klaren Abtrennung voneinander. So wird klar unterschieden zwischen 'lebendigen' Unterlagen in der Verwaltung welche bei der Übergabe ins Archiv zu 'totem' Archivgut werden.
- Mit Dokumentlebenszyklusmanagement wird die Bearbeitung von Unterlagen während des vollständigen Lebenszyklus von Unterlagen bezeichnet
- Beim Konzept des Records continuum wird nicht zwischen in sich abgeschlossenen Phasen unterschieden, sondern die Unterlagen während der ganzen Lebenszeit ganzheitlich behandelt. Dem Übergang ins Archiv wird keine grosse Bedeutung mehr zugeordnet, sie leben im Archiv weiter. Der Zeitfaktor verliert an Bedeutung.
- Beim Konzept des Information Lifecycle Management handelt es sich um Strategien, Methoden und Anwendungen, bei welchen Unterlagen aufgrund des sich ändernden Wertes der Informationen und deren Nutzung im Verlauf der Zeit auf dem jeweils kostengünstigsten Speichermedium bereitgestellt, erschlossen und sicher aufbewahrt werden.
| Records Lifecycle | Unterkategorien | Artikel |
|---|---|---|
Erstellung (Creation) 
|
Unterlagen | Akte - Film - Bild - Papier - Tondokument - Datei - Datenträger - Dossier |
| Aktenbildner | Behörde - Unternehmen - Sachbearbeiter - Privat - Institution | |
| Nutzung (Distribution/Use)
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Registratur (Akten) - Dezentrale Aktenführung | |
| Verzeichnen und Sichern (Storage/Maintenance)
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Aktenzeichen - Aktenplan - Kartei - Liste - Datenbank | |
| Aufbewahren oder Vernichten (Retention/Disposition)
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Bewertung | Bewertungsprotokoll (Archiv) - Ablieferungsverzeichnis |
| Aufbewahren | Nachvollziehbarkeit - Evidenzwert - Compliance | |
| Vernichtung | Kassation - Aufbewahrungsfrist | |
| Archivierung (Archival Preservation) | Archivbau - Archivsoftware - Archivgut - Depositum |