Wikipedia:GLAM/Digital 2022/Ergebnisse Planungsgespräch: Zusammenarbeit Ehrenamtliche und Vereine

GLAM-Treffen
Digital 2022

Virtuelles Vernetzungs- und Koordinierungstreffen der deutschsprachigen GLAM-Community.

Ergebnisse Planungsgespräch: Zusammenarbeit Ehrenamtliche und Vereine

Programmtext: Das Ziel ist die Auseinandersetzung mit und Niederschrift von Erwartungshaltungen und Ansprüchen seitens der GLAM-Aktiven und der Wikimedia-Vereine bezüglich ihrer Zusammenarbeit: Was läuft gut, was sollte in Zukunft besser laufen, wo trifft man sich, wo muss man vielleicht auch mit unterschiedlichen Herangehensweisen umgehen. Das wollen wir anhand von praxisorientierten Beispielen durchgehen und die Konsenssuche möglichst gleichberechtigt neben individuelle Sichtweisen stellen.

Anhand (fiktiver) Beispiele wurden Erwartungen an die Verantwortlichkeiten von Ehrenamtlichen und Hauptamtlichen diskutiert: zunächst in Community-Kleingruppen, die dann den Ansätzen einzelner Hauptamtlicher aus den Vereinen gegenübergestellt wurden und schließlich alle gemeinsam diskutiert wurden.

Beispiel 1

Die Gemäldegalerie Buxtehude wendet sich an einen Wikimedia-Verein: Sie hat 100 digitale Scans von gemeinfreien Gemälden aus ihrer Sammlung, will diese auf Wikimedia Commons hochgeladen und in Wikipedia-Artikel eingebunden haben – hat aber keine Ahnung, wie sie dabei vorgehen soll.

SZENARIO 1: Der Verein verweist die Gemäldegalerie einmalig auf entsprechende Hilfeseiten und Tutorials auf Wikimedia Commons und Wikipedia.

EINZELKOMMENTARE
Community-Arbeitsgruppe	Hauptamtliche	Gemeinsame Diskussion
Das kann aller Erfahrung nach nicht funktionieren – auch aus Gesprächen mit dem Support.	In der Regel macht der Verein mehr, als auf Hilfeseiten und Tutorials zu verweisen: Meist klären wir zumindest, welche Bedarfe die Institution hat und welche Unterstützung sie brauchen.	Rein online funktioniert zu Anfang nicht – trotz oder vielleicht wegen der vielen Hilfeseiten.

SZENARIO 2: Der Verein versucht, ein Wikipedia-Community-Mitglied zu finden, das die Gemäldegalerie bei ihrem Anliegen persönlich unterstützt. Findet sich niemand, bleibt nur noch der Hinweis auf entsprechende Hilfeseiten und Tutorials auf Wikimedia Commons und Wikipedia.

EINZELKOMMENTARE
Community-Arbeitsgruppe	Hauptamtliche	Gemeinsame Diskussion
Wo findet der Verein kompetente Benutzer? Der Verein spricht die Trainer-Gruppe oder die Kulturbotschafter an. Wäre natürlich schön, wenn die frischgebackenen Botschafter da aktiv werden würden. Das ist in der Vergangenheit auch schiefgegangen, da der Verein keine Ahnung hat, wer im Raum Buxtehude aktiv ist. Bei den Künstlernachlässen Mannheim wurden auch die regional falschen Leute angeschrieben. Es gibt aber auch gute Beispiele. Wenn Buxtehude Holger Plickert (WMDE) anspricht, wird der auf der GLAM-Seite Wikipedianer suchen, die zu helfen bereit sind. Ein weiteres Beispiel war das Museum Barberini, dessen Bilder wurden nach einer ZOOM-Veranstaltung von WMDE hochgeladen (vor allem von mir). Na, das ist doch ganz einfach: Kompetente User, die sich mit Commons auskennen, helfen den Kollegen aus Buxtehude beim Hochladen, weisen sie auf die Feinheiten der Lizenzen hin. Ein befreundeter Commons-Admin wird natürlich vorher angesprochen.	Derzeit ist es das, was der Verein tut. Er versucht ein Matching herzustellen und zwischen WP-Community und Verein zu vermitteln. Aus Kapazitätsgründen können weder Ehrenamtliche noch Hauptamtliche alle Institutionen, die anfragen, unterstützen. Daher offene Frage, wissend um die Komplexität: Welche Entscheidungskriterien brauchen Freiwillige? Welche der/die Verein(e)? Wollen wir Kriterien für Entscheidungen entwickeln? Möglichkeit: auf regionaler Ebene übernehmen die Kulturbotschafterinnen die Rolle der Ansprechpersonen Aufgabe des Vereins: Unterstützungsangebot für Institutionen verbessern und Institutionen befähigen, Uploads etc. selbstständig vorzunehmen Möglichkeit: Ausweitung von Train-the-Trainer Angebot Möglichkeit: gemeinsam mit den Kulturbotschafterinnen eine Aufgabe für Menschen aus der GLAM-Wiki-Community".	Der Verein versucht, feste Ansprechpartner zu schaffen (Kulturbotschafter ...) Man kann nun mal keine Arbeitsaufträge an Wikipedianer erteilen. Also wären Netzwerke der Weg, Mitwirkende zu finden. Definierte Ansprechpartner in der Community können problematisch sein, weil sie andere ausschließen könnten. Koordination über die Projektseite. Vorausgesetzt es ist als Projekt realisierbar. Es müsste irgendein Listing von Ansprechpartnern nach Themen oder Regionen geben, Und dann müsste jemand die Anreise beispielsweise aus Hamburg bezahlen. Da muss nicht unbedingt vor Ort geholfen werden. Wenn die Gemäldegalerie z. B. ihren Bestand digitalisiert hat und die Digitalisate Commons-kompatibel sind, gibt es keine Probleme, wenn sich jemand findet, der das hochlädt. Wenn die mir vertrauen, würde ich das unter ihrem Namen vielleicht hochladen. Also als Benutzer:Kulturverein Buxtehude. Meine Erfahrung zeigt, dass es funktioniert. Eben nicht, weil ich die Rechte selbst nicht prüfen kann. Ich wäre nur der Sekretär.

SZENARIO 3: Der Verein begleitet die Gemäldegalerie Schritt für Schritt dabei, ihren Wunsch umsetzen.

EINZELKOMMENTARE
Community-Arbeitsgruppe	Hauptamtliche	Gemeinsame Diskussion
Das ist nicht Aufgabe des Vereins.	Entwicklung eines Content-Partnerschaftsmodells auf – ähnlich dem data partnership model von Wikidata, das eine Entscheidungshilfe wird: meta:Wikimedia Deutschland/Data Partnerships Model/Data Partnership Scenario meta:Content Partnerships Hub/Strategic data uploads Was sind Content-Partnerschaften? Content-Partnerschaften sind die „Unterstützung von GLAM-Fachleuten, damit sie ihre Daten auf nachhaltige Weise zu den Wikimedia-Projekten beitragen können“ Content-Partnerschaften brauchen Unterstützung für Freiwillige und institutionelle Partner*innen: Zusammenstellung vorhandener Materialien Entwicklung von Lernmaterialien Übersetzungen	Das ist Aufgabe der Community, nicht des Vereins. Ziemlich egal – Hauptsache, es läuft. Der erste, der helfen kann, hilft. Bei bestimmten Kulturinstitutionen gibt es eine Tendenz zur Werbung, die voran ausgebremst werden muss.

Beispiel 2

Eine Wikipedianerin hat einem Wikimedia-Verein vorgeschlagen, dass der Verein mit ihr eine neue Workshop-Reihe für GLAM-Interessierte organisieren soll. Die Vorbereitungen sind weit vorangeschritten, manches ist allerdings noch unklar, und dann muss die Wikipedianerin aus persönlichen Gründen aus dem Projekt aussteigen.

SZENARIO 1: Soll der Verein das Projekt alleine fertig vorbereiten und starten?

EINZELKOMMENTARE
Community-Arbeitsgruppe	Hauptamtliche	Gemeinsame Diskussion
idealerweise würde schon bei der Vorbereitung mehr als eine Person aus der Community mitmachen. Projekt sollten von Beginn an nicht nur von einer Ehrenamtlichen abhängig sein. Dass der Verein das in Eigenregie durchführt, ist suboptimal. Maximal in Absprache mit der Initiatorin. Es sollte unter keinen Umständen der Eindruck des Kaperns des Projektes entstehen. Aufgabe des Chapters ist v.a., ggf. finanziell zu unterstützen.	Der Verein sollte aus dem Umfeld der Wikipedianerin andere Aktive suchen, die sich mit dem Projekt identifizieren können. Eine Fortführung ohne Beteiligung von Freiwilligen würde ich nicht befürworten.	Beste Lösung wäre, ab Beginn der Projektplanung, weitere Mitwirkende einzubinden. Bei Ansprache des zuständigen Vereins wäre das ein guter Tipp von dort.

SZENARIO 2: Soll der Verein das Projekt bis auf Weiteres auf Eis legen?

EINZELKOMMENTARE
Community-Arbeitsgruppe	Hauptamtliche	Gemeinsame Diskussion
Wenn, dann verschieben, um niemanden vor den Kopf zu stoßen und die Motivation zu erhalten.	GLAM heißt, es gibt eine Organisation auf Seiten von GLAM. Diese sollte man als Verein kontaktieren und Lösungsmöglichkeiten durchgehen. Vielleicht gibt es von deren Seite aktive Mitarbeit. Andernfalls würde ich das Projekt auf Eis legen, ja. Aus dem Bündel von Ideen, die in das Projekt eingeflossen sind, lassen sich für zukünftige Projekte vielleicht Elemente nutzen.	–

SZENARIO 3: Soll der Verein aktiv versuchen, aus der GLAM-interessierten Community eine Arbeitsgruppe zusammenzustellen, die die Rolle der ausgeschiedenen Wikipedianerin in der Vorbereitung übernimmt? Sollte es nicht gelingen, die Arbeitsgruppe zu bilden, würde das Projekt gestoppt werden.

EINZELKOMMENTARE
Community-Arbeitsgruppe	Hauptamtliche	Gemeinsame Diskussion
Das beste Szenario aus Gruppensicht. Bruch mit einer Person am Anfang und dann soll das eine Gruppe übernehmen?	Ehrenamtliche und Verein sollten sich die Frage stellen, ob das Projekt, das die Wikipedianerin vorgeschlagen hat, langfristig einen Mehrwert für GLAM-Interessierte schaffen wird. Ist das ein Angebot, das eine(n) GLAM-Interessierte(n) in ihrem Ehrenamt unterstützt und können sie mit/durch dieses Angebot ihr Ehrenamt besser ausüben? Wenn das Projekt schon weit fortgeschritten ist, sollte es zu erkennen sein, wo der Benefit für alle Seiten liegt. Sollte sich daraufhin niemand interessiert zeigen, ist es mit dem Benefit offensichtlich nicht sehr weit her.	Das Wesentliche: Miteinander kommunizieren! Drei Partner: Community / Verein / Institution. Gemeinsam die beste Variante finden, ggf. aushandeln.

Beispiel 3

Ein Wikipedianer hat einen Kontakt zum Freilichtmuseum Schwarzwald hergestellt. Er möchte dort für eine Gruppe GLAM-Interessierter eine Sonderführung organisieren, in deren Zuge für Wikimedia Commons fotografiert und der eine oder andere Wikipedia-Artikel geschrieben wird. Der Wikipedianer wendet sich an einen Wikimedia-Verein, um Reisekostenerstattungen für Teilnehmende und organisatorische Unterstützung zu erhalten.

FRAGE 1: Das Freilichtmuseum Schwarzwald ist ein weitläufiges Gelände und jemand sollte den fotografierenden Teilnehmenden eine Liste der wichtigsten zu fotografierenden Objekte bereitstellen. – Wer macht’s: der Verein, der initiierende Wikipedianer…?

EINZELKOMMENTARE
Community-Arbeitsgruppe	Hauptamtliche	Gemeinsame Diskussion
Die initiierenden Wikipedianer mit einem Vertreter des Vereins; die Wikipedianer, weil sie den Cluster der bestehenden und geplanten Artikel kennen; Vertreter vom Verein, weil diese ihre Fläche kennen. Alternativ ein Formular oder Mail, die an Mitglieder des Vereins geht, damit es möglichst Tipps aus verschiedenen „Ecken“ des Vereins gibt (Vorsitzende haben oft ihren eigenen Winkel, der möglw. eine gewisse Betriebsblindheit hat) Die initiierende Person zusammen mit dem Museum, weil letzteres ihr Museum am besten kennen. Dabei nur gerne seitens Wikipedianer darauf achten, dass nicht nur die Schmuckstücke des Museums gelistet werden, sondern auch Dinge außerhalb des Fokus der dortigen Mitarbeiter:innen. Ich schließe mich den Kommentaren oben an.	Diese Aufgabe kann ich mir gut als Aufgabe des Wikipedianers vorstellen Der Verein sicher nicht; er wird kaum entscheiden wollen, welche Objekte wirklich prioritär sind. Vielleicht erkennt der Verein, dass sie schon Bilder haben, die sie lizenzkonform auf Commons hochladen könnten? Gemeinsam Verein, Freiwillige und Museum (Vorgespräch).	Enge Abstimmung mit dem Verein war auch schon mal notwendig: Ist es überhaupt vonseiten der Institution möglich, bestimmte Objekte zu fotografieren? Da kann der Verein unterstützen.

FRAGE 2: Es muss ein Hotel für anreisende Teilnehmende gebucht werden. – Wer macht’s: der Verein, der initiierende Wikipedianer…?

EINZELKOMMENTARE
Community-Arbeitsgruppe	Hauptamtliche	Gemeinsame Diskussion
Ohne Ahnung von den „normalen“ Regeln zu haben: der Verein. Sammeln möglicher Hotels oder Unterkünfte durch Wikipedianer und WMDE/WMAT/WMCH parallel. Buchungen über Verein. Möglw. bei kleinen Gruppen (2–4 Personen über Wikipedianer)? Der Verein in Absprache mit der initiierenden Person.	Der Verein übernimmt: Fahrt, Unterkunft und Verpflegung für die Teilnahme an Workshops, Tagungen und Community-Projekten siehe Wikipedia:Förderung/Förderangebote Gebucht wird wie gewünscht (z.B. kann der*die Freiwillige überhaupt Kosten auslegen?)	–

FRAGE 3: Das Freilichtmuseum Schwarzwald hätte für den Besuch gerne 5000 Euro Raummiete und ein Gratisbuffet für ihre Angestellten, bezahlt vom Wikimedia-Verein. Jemand müsste dem Museum sagen, dass das keine gute Idee ist. – Wer macht’s: der Verein, der initiierende Wikipedianer…?

EINZELKOMMENTARE
Community-Arbeitsgruppe	Hauptamtliche	Gemeinsame Diskussion
Ohne Ahnung von den "normalen" Regeln zu haben: der Verein. Wenn die Wikipedianer sich damit nicht wohl fühlen, z. B. weil sie noch nicht viel Erfahrung in Orga-Kram haben oder weil sie als „vor Ort“-Vertreter der Bewegung ein gutes Verhältnis wahren wollen, könnte das sicher von einem Vertreter/in der Vereine übernommen werden. Nach Rücksprache mit Verein (z.B. um Argumente zu klären) kann das auch der Wikipedianer machen. Es geht um eine Förderung einer ehrenamtlichen, zivilgesellschaftlichen Initiative, entsprechend sind Preise für Raum, Verpflegung o.ä. den Gepflogenheiten und Richtlinien anzupassen. Pro-Tipp: Möglicherweise kann die Institution die Kosten aufteilen, ein niedriger Betrag in Cash und der Rest als eine Spendenquittung. Dies ist aber auf jeden Fall vorher mit dem Verein zu besprechen. Bezahlung geht gar nicht. Das muss der Initiator/die Initiatorin klar machen, eventuell mit Unterstützung des Vereins.	Macht der jeweilige Verein.	Zur Frage von Raummiete und Buffet: Geht so gar nicht; da fehlt das Verständnis von Seiten der Institution, worum es geht. Eine absurde Idee, zu der der Verein sagen müsste: So geht es nicht. Ist aber unwahrscheinlich, wenn es vorab schon Gespräche gab. Bei diesem Szenario gibt es anscheinend unterschiedliche Vorstellungen.

FRAGE 4: Ein betrunkener Teilnehmer benimmt sich bei der Veranstaltung daneben. Jemand muss das beim Freilichtmuseum Schwarzwald wieder in Ordnung bringen. – Wer macht’s: der Verein, der initiierende Wikipedianer…?

EINZELKOMMENTARE
Community-Arbeitsgruppe	Hauptamtliche	Gemeinsame Diskussion
Vor Ort der organisierende Wikipedianer, der ja auch im konkreten Fall eingreifen muss. Nach Abschluss der Veranstaltung gemeinsame Entschuldigung von Verein und Organisator. Grundsätzlich ist der Verein zuständig, aber Initiative von seiten der Initiatoren ist nötig. Kommt immer auf den Betrunkenen an. Notfalls „Hausverbot“ erteilen, ggf. auch nur für den Tag (Abend). Wichtig ist, dass es einen Verantwortlichen gibt, der vor Ort auch legitimiert ist, etwas zu tun. Im Extremfall Hilfe von außen holen evtl. in Zusammenarbeit mit der gastgebenden Organisation (Hausrecht). Kommt darauf an, wenn die Veranstaltung über Wikimedia(DACH) lief, dann in erster Linie diese. Wenn natürlich von Wikipedianer/innen veranstaltet, dann sollten die sich weiter darum kümmern, weil die schon die Ansprechpartner haben.	Veranstaltungsrichtlinien (Friendly Space Policy) sollten im Vorfeld nochmal veröffentlicht werden und erwartete Verhaltensregeln vorher kommuniziert werden. Verein übernimmt die Verantwortung für das Gespräch mit dem Museum. im Vorfeld wird zwischen Wikipedianer (oder Projektgruppe) abgesprochen, wer sich für die Gruppe verantwortlich fühlt und auf die Einhaltung von Regeln verantwortlich fühlt im besten Fall sind auch Hauptamtliche anwesend dieses Verhalten (auch abstrahiert auf andere, störende Vorfälle) zeugt von allgemeinem Desinteresse an der Veranstaltung. Das gehört geahndet (= TN im Wiederholungsfall ausschließen). Vorher klären (Hier gibt's auch schon länger was von der Wikimedia Foundation: meta:Keeping events safe/de Die Vereine schaffen Unterstützungsangebote für Ehrenamtliche, damit diese auch in schwierigen Situationen „gerüstet“ sind oder auch im Nachgang unterstützt werden, z. B. Schulungen oder feste geschulte Ansprechpersonen in den Verein, um die Ehrenamtlichen in solchen Situation zu beraten und zu unterstützen.	Ein Fall wie der des Betrunkenen ist nicht hypothetisch. Eine Handreichung vorneweg, wie damit umzugehen ist, wäre gut und sehr willkommen. (wie beim Beispiel unten:) Das Kernelement ist die Kommunikation. Die ist eine Baustelle in der Online-Welt. Die wirklich gute Lösung ist noch nicht gefunden.

FRAGE 5: Eine Wikipedianerin hat zugesagt, ein bestimmtes Ausstellungsobjekt zu fotografieren, wobei das Freilichtmuseum Schwarzwald dieses Foto dann für die eigene Öffentlichkeitsarbeit verwenden möchte. Die Wikipedianerin fotografiert zwar, lädt das Foto aber dann nicht hoch, das Museum hakt beim Wikimedia-Verein nach und jemand sollte die Wikipedianerin darauf ansprechen. – Wer macht’s: der Verein, der initiierende Wikipedianer…?

EINZELKOMMENTARE
Community-Arbeitsgruppe	Hauptamtliche	Gemeinsame Diskussion
Es kann nur aus der Gruppe heraus erfolgen… Wenn die Wikimedia direkt angefragt wurde, dann die Wikimedia. Aber ggf. ist eine Absprache mit anderen Teilnehmern (die die Wikipedianerin näher kennen) gut. Auch hier wäre ein Verantwortlicher vor Ort nötig, der dann die Kommunikationskanäle ausnutzen kann. Es sollte auch Kommunikationsmöglichkeiten für evtl. Nachbesprechung und Nacharbeiten geben, wo man das dann ansprechen kann. Das ist im Regelfall die Projektseite.	Verantwortungsübernahme von allen: Selbstverantwortung und Verantwortung aller Beteiligten – auch des Vereins.	(wie beim Beispiel oben:) Das Kernelement ist die Kommunikation. Die ist eine Baustelle in der Online-Welt. Die wirklich gute Lösung ist noch nicht gefunden.