Wikipedia:Skillshare/Bilanz

Einleitung

Die Finanzierung des Projektes Skillshare 2010 in Lüneburg basierte im Wesentlichen auf einer umfassenden lokalen Förderung durch Programmpartner und Sponsoren. Ferner brachte die Unterstützung des Projektes durch unsere Schirmherren und Förderer erhebliche Vergünstigungen mit sich, die es ermöglichten, das Projekt deutlich unter dem geplanten Finanzierungsbedarf durchzuführen. Von den gemeinnützigen Vereinen Wikimedia Deutschland, Wikimedia CH und Wikimedia Österreich wurden dem Projekt Geldspenden und/oder Fahrtkostenzuschüsse für die Teilnehmer zur Verfügung gestellt.
Unser Tagungsort - die Wilhelm-Raabe-Schule Lüneburg - wurde uns zur Unterstützung der Konferenz basierend auf der Unterstützung durch unseren Schirmherren Oberbürgermeister Mädge kostenfrei von der Hansestadt Lüneburg zur Verfügung gestellt.

Finanzbericht Skillshare 2010

Einnahmen:

 4.000,00€ Spende Werum AG, Lüneburg
   666,00€ Spende Bergström GmbH, Lüneburg
 5.000,00€ institutioneller Zuschuss Wikimedia Deutschland
 1.394,96€ institutioneller Zuschuss Wikimedia CH
11.060,96€ Summe

Die Fahrtkostenzuschüsse für Teilnehmer aus Österreich und der Schweiz wurden direkt mit Wikimedia Österreich bzw. mit Wikimedia CH abgerechnet.
Ausgaben:

     7,45€ Dozenten Allgemein
 1.628,55€ Dozenten Reisekosten
   534,90€ Dozenten Übernachtung
    53,35€ Organisationsteam Allgemein
 2.726,11€ Organisationsteam Reisekosten
 1.089,00€ Organisationsteam Übernachtung
 4.645,27€ allgemeine Kosten der Veranstaltung
10.684,63€ Summe

Saldo: 376,33€ (Überschuss)

Weitere Spenden sind ohne Projektbezug als allgemeine Spenden beim Verein Skillshare e.V. eingegangen. Näheres hierzu wird in unserem Jahres- und Finanzbericht 2010 zu finden sein. Der verbliebene Projektüberschuss wird als Rücklage für weitere Veranstaltungen auf den Vereinskonten geführt.

Finanzplanung

Ein besonderes Projektrisiko bestand während der gesamten Projektplanungs- und Projektdurchführungsphase darin, dass zugesagte Gelder - insbesondere institutionelle Zuschüsse - nicht frühzeitig zur Verfügung standen und so erhebliche private Vorleistung zu erbringen waren. Spendenzusagen und Sachspenden konnten erst vergleichsweise zeitnah vor dem Projekttermin verbindlich in den Finanzierungsplan eingestellt werden. Ferner war die Konferenz für die Teilnehmer und ehrenamtlichen Dozenten möglichst offen gehalten. Daraus folgte eine nicht unerhebliche Unsicherheit bei der Planung der tatsächlichen Ausgaben für Anreise- und Übernachtung von Dozenten und Verpflegung der Teilnehmer.

Bei der Zweckrichtung der Finanzplanung von Skillshare 2010 waren aus der Satzung von Skillshare e.v. im Besonderen folgende Zwecke und Aufgaben des Vereins einschlägig:

„Der Verein hat insbesondere den Zweck, Menschen zur freiwilligen Mitarbeit an den bestehenden oder neuen frei zugänglichen internetbasierten kostenlosen Datenbanken, wie beispielsweise Online-Enzyklopädien sowie Online-Quellensammlungen zu motivieren und durch Weiterbildung zu befähigen. Ferner soll die Weiterbildung der bereits bei der Erstellung, Sammlung und Verbreitung freier Inhalte tätigen freiwilligen Mitarbeiter in internetbasierten kostenlosen und jedem Menschen frei zugänglichen Datenbanken gefördert werden.“

ferner

„Dem Zweck des Vereins sollen namentlich dienen: die Verbreitung und die Förderung der Verbreitung freier Inhalte insbesondere durch Schulungsveranstaltungen für freiwillige Mitarbeiter in internetbasierten kostenlosen und jedem Menschen frei zugänglichen Datenbanken wie beispielsweise Online-Enzyklopädien, Online-Quellensammlungen und ähnlichen Projekten. Insbesondere die Vergabe von Stipendien für die Teilnahme an solchen Schulungsveranstaltungen gehört zum Vereinszweck, um den freien Zugang zu den Schulungen für jeden Menschen unabhängig von dessen wirtschaftlicher Leistungsfähigkeit zu gewährleisten. (...)“

Nachdem durch unsere Sponsoren und Zuschussgeber die für die Teilnehmer kostenfreie Durchführung der Konferenz gesichert war, haben wir uns beim weiteren Fundraising und Spenderkontakt auf eine möglichst allen Teilnehmern gleichermaßen zur Verfügung stehende Förderung und Finanzierung der Kosten für Verpflegung und Unterkunft zur Unterstützung einer breiten Teilnahme an der Konferenz konzentriert.

Soll-Ist Vergleich mit Erläuterungen

Das Projekt wurde im Vorfeld in drei Varianten geplant, die in ihrer Umsetzung im Wesentlichen vom Erfolg beim Einwerben von Spenden und Zuschüssen sowie freiwilligen Helfern abhingen. Der Vereinszweck wurde bei der Finanzierungsplanung zur Grundlage der Planungsentscheidungen.

Einfache Planungsvariante

In einer einfachen Projektvariante war im November 2009 ein Finanzbedarf von 16.382,60€ vorgesehen. Dieser Finanzierungsbedarf sah als Grundform der Konferenz Skillshare 2010 insbesondere keine Kosten für die gesamte Verpflegung der Teilnehmer und verbilligte Übernachtungsplätze vor:

 2.581,00€ Vorbereitungsphase, Teamtreffen
 5.550,00€ Reisekosten und Übernachtungskosten Orga-Team
 6.201,60€ Dozenten: Anreise, Übernachtung, Honorare, Verpflegung 
 2.000,00€ Technik, Internet, Router, Beamer
     0,00€ Räume, Stadtverwaltung Hansestadt Lüneburg
    50,00€ Arbeitsmaterialien, Porto
16.382,60€ Gesamtkostenschätzung "Variante 1"

In dieser Planungsvarianten waren keine Mittel für:

Verpflegung Teilnehmer
Stipendien für Unterkunft oder Anreise der Teilnehmer vorgesehen.

Mittlere Planungsvariante

In einer zweiten Projektvariante war im November 2009 ein Finanzbedarf von 27.591,61€ vorgesehen. Dieser Finanzierungsbedarf sah als erweiterte Konferenz Skillshare 2010 folgendes vor:

 2.581,00€ Vorbereitungsphase, Teamtreffen
 5.550,00€ Reisekosten und Übernachtungskosten Orga-Team
 8.509,60€ Dozenten: Anreise, Übernachtung, Honorare, Verpflegung
 2.000,00€ Technik, Internet, Router, Beamer
     0,00€ Räume, Stadtverwaltung Hansestadt Lüneburg
 7.800,00€ Verpflegung Teilnehmer nebst Organisationsteam
 1.151,09€ Arbeitsmaterialien, Porto, Namensschilder, Flyer
27.591,69€ Gesamtkostenschätzung "Variante 2"

nicht vorgesehen: Stipendien für Unterkunft oder Anreise der Teilnehme

Hohe Planungsvariante

In einer dritten Projektvariante war im November 2009 ein Finanzbedarf von 57.500,41€ vorgesehen. Dieser Finanzierungsbedarf sah als erweiterte Konferenz Skillshare 2010 folgendes vor:

 2.581,00€ Vorbereitungsphase, Teamtreffen
 5.550,00€ Reisekosten und Übernachtungskosten Orga-Team
 8.509,60€ Dozenten: Anreise, Übernachtung, Honorare, Verpflegung
 2.000,00€ Technik, Internet, Router, Beamer
     0,00€ Räume, Stadtverwaltung Hansestadt Lüneburg
 9.200,00€ Verpflegung Teilnehmer nebst Orgateam
27.200,00€ Stipendien für Unterkunft/Anreise Teilnehmer
 2.459,81€ Arbeitsmaterialien, Porto, Namensschilder, Flyer
57.500,41€ Gesamtkostenschätzung "Variante 3"

Vergleich mit Abrechnung

Mit einem tatsächlichen Finanzierungsaufwand von 10.684,63€ konnten folgende Planungspunkte umgesetzt oder teilweise umgesetzt werden:

 3.868,46€ Orga-Team: Reise- und Übernachtungskosten (inkl. Vorbereitung)
 2.170,90€ Dozenten Anreise und Übernachtung
     0,00€ Räume, Stadtverwaltung Hansestadt Lüneburg 
 3.411,57€ Verpflegung alle Teilnehmer
     0,00€ Verbilligte Unterkunft für alle Teilnehmer 
unbewertet Sachleistungen, (siehe nachfolgende Aufstellung)
 1.233,70€ Arbeitsmaterialien, Porto, Namenschilder, Flyer, Technik, Router, Beamer, Kleinmaterial
10.684,63€ Gesamtkosten

Insgesamt konnte eine Umsetzung zwischen der zweiten und dritten Projektvariante verwirklicht werden, bei erheblich geringeren Kosten, als noch in der Planungsphase.

Sachleistungen durch Sponsoren/Partner

Folgende Posten wurden Skillshare e.V. kostenfrei oder erheblich verbilligt zur Verfügung gestellt und können wertmäßig auch nicht vollständig bezeichnet werden:

Die Tagungsräume in der Wilhelm-Raabe Schule (inkl. Reinigung und Strom) durch die Hansestadt Lüneburg
Verbilligte Übernachtungsmöglichkeiten im Technologiezentrum (nur 14€ zzgl. 3,10 EUR Frühstück) einschl. vollständiger Übernahme der 24h-Pförtnerdienste durch die Handwerkskammer Lüneburg;
Ausschließlich die benötigten Übernachtungen wurden berechnet; nicht benutzte Übernachtungsplätze wurden durch die Handwerkskammer Lüneburg nicht berechnet;
Beratung und Vermittlung von lokalen Sponsoren sowie Bereitstellung von Sachleistungen durch das Seminaris Tagungshotel in Lüneburg;
Installation, Betrieb, Support des Internetanschlusses (Standleitung) durch LueneCom in Verbindung mit der IT-Abteilung der Hansestadt Lüneburg einschl. Servicetechniker-Einsatz vor Ort am Freitag und Sonntag;
Die Mediationsstelle Brückenschlag sponserte als Programmpartner einen ganzen Seminartag (Wert: ca. 1.500€);
Rechtsanwalt Arne Trautmann stellte seinen 2-stündigen Seminarbeitrag zum Urheberrecht unentgeltlich zur Verfügung (Wert: ca. 300€);
Das Abendessen am Freitag wurde durch die Wirtschaftsförderung Lüneburg für Stadt und Landkreis GmbH gesponsert (Wert: ca. 700€);
Betreuung der Essensausgabe, des Cafes und zeitweise auch der Anmeldung im Orga-Büro durch die Landfrauen Amelinghausen (ca. 60 Arbeitsstunden);
Rohstoffe, Herstellung und Transport von 40 Kuchen durch die Landfrauen Amelinghausen (Wert: ca. 500€);
Durch die Lüneburg Marketing GmbH (Tochterfirma der Hansestadt Lüneburg) wurden 15 Stadtführer kostenfrei zur Verfügung gestellt (Wert: ca. 500€);
Sechs Übernachtungen für externe Dozenten und Teilprojektleiter im Hotel "Altes Kaufhaus" in Lüneburg (Wert: 666€);
Lieferung von 200 Taschen und Broschüren durch die Lüneburg Marketing GmbH;
Verbrauch von über 500 je 1,5L Flaschen Mineralwasser ViO (Apollinaris) durch die LüneQuelle durch Sponsoring der Coca-Cola Gruppe (Wert: ca. 500€);
Anlieferung des gesponserten Wassers durch den Getränkelieferanten (einschl. der Leergutentsorgung; Wert ca. 60€);
Kekse (200 Packungen) durch die Firma Dr. Scholze Confiserie KG (Wert: ca. 350€);
Transport von Fotografen im Umland von Lüneburg durch die Wirtschaftsförderung Lüneburg für Stadt und Landkreis GmbH;
Berichterstattung, einschl. Bewerbung der Schreibwettbewerbe durch die Landeszeitung für die Lüneburger Heide (LZ);
Kaffeemaschinen und der Kaffee wurden zu verbilligten Preisen. (Maschinen nur einen Tag abgerechnet) durch die Firma Gast Automatenservice;
Die Stehtische wurden zu verbilligten Preise durch die Firma eventmoebel24.de vermietet;
Lieferung von 30 kg Äpfeln durch Obstbaubetrieb im „Alten Land“;
Einige Dozenten sowie Mitglieder des Organisationsteams rechneten trotz Möglichkeit keine Kosten ab oder konnten aufgrund von Spartarifen, Verspätungsrückzahlungen oder ähnlichem weniger abrechnen, als ursprünglich eingeplant.