Wikipedia:WikiCon 2022/Helferkoordination

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UNDER CONSTRUCTION – (NOCH) NICHT EINTRAGEN!

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Wie jedes Jahr: Die WikiCon als Treffen der Communitys der deutschsprachigen Wikipedia und ihrer Schwesterprojekte wird von Freiwilligen zusammen mit Ansprechpersonen bei WMDE für Freiwillige organisiert. Wir möchten gerne an die schöne Tradition anknüpfen und Euch herzlich bitten, ein klein wenig mitzuhelfen, damit die WikiCon für alle eine gelungene Veranstaltung wird.

Es gibt eine große Anzahl von unterschiedlichsten Aufgaben, die vor, während und nach der Con zu erledigen sind. Nicht immer ist körperlicher Einsatz gefragt, gesucht werden u. a. auch technikaffine Menschen und ganz wichtig auch Raumengel und Online-Engel: Gerade in diesem Jahr ist es wichtig, den Vortragenden jeweils einen Raumengel zur Verfügung stellen zu können. Vielleicht wollt Ihr ja bestimmte Sessions ohnehin besuchen und könnt dort die Aufgabe des Raumengels übernehmen.

Wenn Ihr etwas gefunden habt, womit Ihr uns helfen könnt, dann tragt Euch bitte in die Listen mit eurem Benutzernamen ein (und auch wieder aus, sollte irgendetwas dazwischenkommen). Falls Ihr noch ein rotes Helfershirt aus den vergangenen Jahren zu Hause habt, wäre es schön, wenn Ihr es wieder mitbringt.

Und bitte keine Berührungsängste: Ihr werdet von uns bei Helferbriefings in die anfallenden Arbeiten eingewiesen. Solltet Ihr einmal nicht mehr weiterwissen, ein Mitglied des OrgaTeams ist garantiert in der Nähe und hilft Euch gerne weiter. Und wie auch in den vergangenen Jahren gilt: Wenn viele mithelfen, ist alles schnell erledigt.

Wir von der Orga sagen schon jetzt: Danke vielmals! Ihr seid super!

Aufbau der Veranstaltung

Tag	Zeit	Arbeiten	Helfer/-innen
Donnerstag, 6. Oktober	12.00 – Open End (inkl. Verpflegung abends) Wem 12 Uhr zu früh ist, sollte bis spätestens 16 Uhr vor Ort sein!	Materialtransport Räume herrichten – Möbel rücken und Abstandsmarkierungen anbringen Anmeldetresen aufbauen Gestaltung & Ausschilderung Wege zu den drei Veranstaltungsorten markieren Foyer herrichten OK-Büro einrichten anfallende Kleinigkeiten	(15) bitte eintragen … … … … … … … … … … … … … … …
Freitag, 7. Oktober	10.00 – 15.00 (inkl. Verpflegung mittags)		(18) bitte eintragen … … … … …# … … … … … … …
Sonnabend, 8. Oktober	17:00 – 18.15	Eulenverleihung: Aufbau/Dekoration Gebäude 2 - Siehe auch: Abbau später am Abend	(15) bitte eintragen … … … … … … … … … … … … … … … … …

Engel (Raumengel & Online)

Briefing für alle Raumengel am Freitag um 16:00 Uhr im Raum ????

Briefing für alle Online-Engel am Freitag mit Einführung in Venueless um 15:15 Uhr im Raum ????

Aufgaben der Raumengel

Die Raumengel helfen, dass der Betrieb in den einzelnen Vortragsräumen nach Plan verläuft, dass die Vortragenden sich auf ihr Referat konzentrieren können. Zudem fallen dieses Jahr in den Räumen ???, ??? und ??? Zusatzaufgaben durch das Live-Streaming an.

Zu den Aufgaben der Raumengel gehören insbesondere:

• den Referent*innen das beruhigende Gefühl geben, dass da jemand ist, der oder die zum Orga-Team gehört und bei grösseren oder kleineren Problemen zuverlässig behilflich ist
• Technik checken mit Referent*innen (Beamer, Rechner, Mikro)
• helfen,die Präsentation auf dem vorhanden Computer zu laden
• in den Pausen für etwas Ordnung im Raum sorgen
• lüften in den Pausen und bei längeren Programmpunkten
• für Ruhe im Raum sorgen (wie Türen geschlossen halten)
• Kapazität der Räume im Blick haben und im Zweifel Leute nach draußen bitten (Programm kann dann meist noch online verfolgt werden)
• achten auf Einhaltung der Hausordnung
• jemandem ermutigen, das Etherpad-Protokoll zu führen,
• den Referent*innen 5 Minuten vor Ende des Vortrags signalisieren, dass die Zeit bald zu Ende ist
• sicherstellen, dass der Vortrag pünktlich beendet wird – unerbittlich wegen des Live-Streams!

Weitere Aufgaben bei Präsentationen, die Live gestreamt werden:

• Support beim Technik-Check (Sound, Video, Präsentation) mit Online-Referent*innen
• Monitoring des Chats
• Weiterleiten von Online-Fragen an Referent*innen (wenn der Chat von diesen nicht selbst betreut wird)
• achten auf Einhaltung der Hausordnung und bei Bedarf eskalieren an Online-Mediator*in

Ob online oder offline:

• bei Problemen Hilfe holen: vom Orga-Team, vom Technik-Support, vom Online-MC, von Online-Mediator*innen - je nach dem wo Hilfe gebraucht wird

Bei Sessions im ???? und ???? werden immer (mindestens) 2 Engel parallel im Einsatz sein, eine Person für alle Offline-Aufgaben, eine Person für die Betreuung online.

Die Online-Aufgaben werden am besten auch von Personen, die vor Ort in Erfurt sind, übernommen. Bei reinen Online-Vorträgen kann auch die Engel-Aufgabe von jemandem, der/die nicht vor Ort ist, übernommen werden.

Alle Engel bekommen Unterstützung bei ihren Aufgaben und werden selbstverständlich nicht alleine gelassen!

Freitag, 7. Oktober

Uhrzeit	Raum Kaisersaal - offline Aufgaben	Raum Kaisersaal - online Aufgaben	Raum Paganini - offline Aufgaben	Raum Paganini - online Aufgaben	Raum Liszt - offline+online Aufgaben	Raum Schumann - offline Aufgaben	Raum Bach - offline Aufgaben	Nur Online - Engel muss nicht vor Ort sein
16:15–18:30	… … bitte eintragen …
19:15–20:30	… … bitte eintragen …					…
20:15–22:15					Etherpad:	…		<keine Helfer/-innen nötig>

Sonnabend, 8. Oktober

Uhrzeit	Raum Kaisersaal - offline Aufgaben	Raum Kaisersaal - online Aufgaben	Raum Paganini - offline Aufgaben	Raum Paganini - online Aufgaben	Raum Liszt - offline+online Aufgaben	Raum Schumann - offline Aufgaben	Raum Bach - offline Aufgaben	Nur Online - Engel muss nicht vor Ort sein
9:45–12:00	… … bitte eintragen …		…					<keine Helfer/-innen nötig>
11:45–14:00			…			… … bitte eintragen …	… … bitte eintragen …
14:45–16:00	– … … bitte eintragen …	… … bitte eintragen …	…				… bitte eintragen …
15:45–18:15	… … bitte eintragen …		…	… … bitte eintragen …
17:00–18:30	<keine Helfer/-innen nötig>
20:45–22:15	… … bitte eintragen …		<keine Helfer/-innen nötig>	<keine Helfer/-innen nötig>	… … bitte eintragen …	… … bitte eintragen …		<keine Helfer/-innen nötig>

Sonntag, 9. Oktober

Uhrzeit	Raum Kaisersaal - offline Aufgaben	Raum Kaisersaal - online Aufgaben	Raum Paganini - offline Aufgaben	Raum Paganini - online Aufgaben	Raum Liszt - offline+online Aufgaben	Raum Schumann - offline Aufgaben	Raum Bach - offline Aufgaben	Nur Online - Engel muss nicht vor Ort sein
9:45–12:30	… … bitte eintragen …	… … bitte eintragen …	…	… … bitte eintragen …				Sarah (WMDE)
13:15–14:15	… … bitte eintragen …			… … bitte eintragen …	… … bitte eintragen …	… … bitte eintragen …	… … bitte eintragen …	<keine Helfer/-innen nötig>

Einführungskurse & Neulingsbetreuung

Tag	Zeit	Arbeiten	Helfer/-innen
Freitag, 7. Oktober	14:00 – 15:00	Einführungskurs im Kursraum Betreuung von Neulingen	(±1)	15:15 – 16:15	(±1)

Anmeldung & Info-Desk

Tag	Zeit	Arbeiten	Helfer/-innen
Freitag, 7. Oktober	14.00 – 17.00	Anmeldung: Empfang & Registrierung der Teilnehmenden Einlasskontrolle in Zusammenarbeit mit WMDE-Hauptamtlichen (Einlass nur von Registrierten) Ausgabe von Namensschildern, Lanyards, Getränkebons etc. Eine Art «Raumengel» und freundliche/-r Gastgeber/-in, der bzw. die die Besucher/-innen empfängt Info-Desk: Betreuung der Teilnehmenden anfallende Kleinigkeiten in Koordination mit den SpringerInnen Lost & Found	(4)
	17.00 – 19.00		(3)
	19.00 – 22.00		(3) …
Sonnabend, 8. Oktober	8.30 – 11.30		(5) … … … bitte eintragen …
	11.30 – 15.00		(3)
	15.00 – 17.00		(3) … bitte eintragen …
Sonnabend, 8. Oktober	8.30 – 11.30		(5) -- … … … bitte eintragen …
	11.30 – 15.15		(1) --

Springer und Springerinnen

Tag	Zeit	Arbeiten	Helfer/-innen
Freitag, 7. Oktober	16.00 – 20.00	Bitte bei der Anmeldung melden!! anfallende Kleinigkeiten Umbauten in den Workshop-Räumen (insbesondere Bestuhlung) Lüften in den Pausen Dinge von A nach B bringen Ordnung halten Moderationsmaterial im Blick haben, ordentlich halten und für Nachschub sorgen Sonnabend-Mittag: mithelfen bei Gruppenfoto (Leute einweisen, evtl. Fotografen unterstützen) Getränkestationen nachfüllen (tbc)	(2)
	20.00 – 23.00		(2) … hier eintragen …
Sonnabend, 8. Oktober	9.30 – 12.00		(2) … hier eintragen …
	12.00 – 15.00		(2) … hier eintragen …
	15.00 – 18.30		(2)
	20.00 – 23.00		(2) … … hier eintragen …
Sonntag, 9. Oktober	9.30 – 12.00		(2)

Abbau

Tag	Zeit	Arbeiten	Helfer/-innen
Sonnabend, 8. Oktober	22:00 – Schluss	Abbau Eulenverleihung Abbau/Dekoration Kaisersaal	(15) … … … … … … … … … … … … bitte eintragen …

Tag	Zeit	Arbeiten	Helfer/-innen
Sonntag, 9. Oktober	14:00 – Schluss	Abbau der Veranstaltung Plakate entfernen Müll entsorgen Klebebänder (Leitlinien am Boden) entfernen Schilder und Aushänge entfernen Alles für Rücktransport vorbereiten Transporter beladen	(10–15) … … … … … … … … … bitte eintragen …