Wikipedia:Wikimedia Deutschland/Förderbarometer/Auswertung 1. März 2017 bis 28. Februar 2018

Gesamtergebnis

Die folgenden Darstellungen beinhalten alle eingegangenen Feedbacks aus dem Förderbarometer von 1. März 2017 bis 28. Februar 2018 und die nach Start des Förderbarometers nachträglich erfassten Feedbacks zu abgeschlossenen Projekten aus Januar / Februar 2017.

Die Antworten setzen sich wie folgt zusammen:

1. März – 31. Mai 2017

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• 365 Einladungen zur Befragung per Mail wurden versandt, darunter
  • 151 Einladungen in Bezug auf Projektunterstützung
  • 214 Einladungen in Bezug auf einzelne Serviceleistungen
• 140 Feedbacks sind insgesamt eingegangen, darunter
  • 58 Feedbacks für Projektunterstützung → 38% Rücklauf
  • 82 Feedbacks für einzelne Serviceleistungen → 38% Rücklauf

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1. Juni 2017 – 31. August 2017

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• 160 Einladungen zur Befragung per Mail wurden versandt, darunter
  • 90 Einladungen in Bezug auf Projektunterstützung
  • 70 Einladungen in Bezug auf einzelne Serviceleistungen
• 68 Feedbacks sind insgesamt eingegangen, darunter
  • 28 Feedbacks für Projektunterstützung → 31% Rücklauf
  • 40 Feedbacks für einzelne Serviceleistungen → 57% Rücklauf

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1. September 2017 – 30. November 2017

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• 370 Einladungen zur Befragung per Mail wurden versandt, darunter
  • 200 Einladungen in Bezug auf Projektunterstützung
  • 170 Einladungen in Bezug auf einzelne Serviceleistungen
• 104 Feedbacks sind insgesamt eingegangen, darunter
  • 36 Feedbacks für Projektunterstützung → 28% Rücklauf
  • 68 Feedbacks für einzelne Serviceleistungen → 40% Rücklauf

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1. Dezember 2017 – 28. Februar 2018

• 332 Einladungen zur Befragung per Mail wurden versandt, darunter
  • 91 Einladungen in Bezug auf Projektunterstützung
  • 241 Einladungen in Bezug auf einzelne Serviceleistungen
• 132 Feedbacks sind insgesamt eingegangen, darunter
  • 28 Feedbacks für Projektunterstützung → 31% Rücklauf
  • 104 Feedbacks für einzelne Serviceleistungen → 43% Rücklauf

Gesamtbewertung Projektunterstützung

Feedback-Aspekt	Zeitraum 1 (März – Mai 2017)	Zeitraum 2 (Juni – August 2017)	Zeitraum 3 (Sept – Nov 2017)	Zeitraum 4 (Dez 2017 – Feb 2018)	Veränderung	Gesamt (seit März 2017 fortlaufend)	Erläuterungen
Gesamtzufriedenheit („wie zufrieden insgesamt“)	n=51	n=27	n=31	n=28	0,39	n=135	Alle Werte sind Mittelwerte bzw. Differenzen von Mittelwerten. Skala: 0 [sehr unzufrieden] bis 10 [sehr zufrieden]
	9,57	9,44	9,29	9,68		9,64
Nutzen der Förderung („wie hilfreich für dein Projekt?“)	n=49	n=26	n=27	n=27	0,52	n=129	Alle Werte sind Mittelwerte bzw. Differenzen von Mittelwerten. Skala: 0 [überhaupt nicht hilfreich] bis 10 [sehr hilfreich]
	9,61	9,38	9,22	9,74		9,51
Weiteres Involvement („auch in Zukunft in Anspruch nehmen?“)	n=49	n=26	n=27	n=27	0,11	n=129	Alle Werte sind Mittelwerte bzw. Differenzen von Mittelwerten. Skala: 0 [sehr unwahrscheinlich] bis 10 [sehr wahrscheinlich]
	9,82	9,35	9,89	10,00		9,78
Zufriedenheit Redaktionsbestätigung, Akkreditierung oder Ehrenamtsbescheinigung	<10 Feedbacks	<10 Feedbacks	<10 Feedbacks	<10 Feedbacks***		<10 Feedbacks	Alle Werte sind Mittelwerte bzw. Differenzen von Mittelwerten. Skala: 0 [sehr unzufrieden] bis 10 [sehr zufrieden].
Zufriedenheit Reisekostenerstattung	n=23	n=16	n=12	n=17	0,26	n=68	Alle Werte sind Mittelwerte bzw. Differenzen von Mittelwerten. Skala: 0 [sehr unzufrieden] bis 10 [sehr zufrieden]
	9,35	9,69	9,33	9,59		9,49
Zufriedenheit Technik- oder Materialverleih durch WMDE	n=10	n=10	<10 Feedbacks	<10 Feedbacks*** (5, M: 9,20)		n=30	Alle Werte sind Mittelwerte bzw. Differenzen von Mittelwerten. Skala: 0 [sehr unzufrieden] bis 10 [sehr zufrieden]
	9,10	7,30				8,27
Zufriedenheit Vergabe von Infomaterial und Giveaways	n=14	n=11	<10 Feedbacks	<10 Feedbacks*** (6, M:9,0)		n=39	Alle Werte sind Mittelwerte bzw. Differenzen von Mittelwerten. Skala: 0 [sehr unzufrieden] bis 10 [sehr zufrieden]
	9,07	8,45				9,00

Alle Skalen sind 11er Skalen von 0 bis 10.

Grafiken:

• 
  März 2017 bis Mai 2017
• 
  Juni 2017 bis August 2017
• 
  September 2017 bis November 2017
• 
  Dezember 2017 bis Februar 2018

Gesamtbewertung einzelne Serviceprogramme

Feedback-Aspekt	Zeitraum 1(März - Mai 2017)	Zeitraum 2 (Juni – August 2017)	Zeitraum 3 (Sept - Nov 2017)	Zeitraum 4 (Dez 2017 - Feb 2018)	Veränderung	Gesamt (seit März 2017 fortlaufend)	Erläuterungen
Gesamtzufriedenheit („wie zufrieden insgesamt“)	n=75	n=39	n=63	n=104	-0,45	n=281	Alle Werte sind Mittelwerte bzw. Differenzen von Mittelwerten. Skala: 0 [sehr unzufrieden] bis 10 [sehr zufrieden]
	9,31	9,05	9,56	9,11		9,25
Nutzen der Förderung („wie hilfreich für dein Projekt?“)	n=70	n=35	n=59	n=101	0,23	n=265	Alle Werte sind Mittelwerte bzw. Differenzen von Mittelwerten. Skala: 0 [überhaupt nicht hilfreich] bis 10 [sehr hilfreich]
	9,41	9,14	9,12	9,35		9,29

Alle Skalen sind 11er Skalen von 0 bis 10.

Grafiken:

• 
  März 2017 bis Mai 2017
• 
  Juni 2017 bis August 2017
• 
  September 2017 bis November 2017
• 
  Dezember 2017 bis Februar 2018

Offenes Feedback (aus den Fragen Q3 bzw. Q4)

1. März 2017 – 31. Mai 2017

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Neben einigen konkreten Kritikpunkten und mehreren konstruktiven Verbesserungsvorschlägen, wurde im Allgemeinen bei der Projektunterstützung insbesondere positiv hervorgehoben, dass Förderanfragen meist schnell, routiniert und freundlich bearbeitet werden. Auch die angebotene Beratung, eine klare Kommunikation darüber, was im Rahmen der Förderung geleistet werden kann und die Möglichkeit zur formlosen Beantragung kleinerer Projekte wurden lobend erwähnt.

Ähnlich fiel auch die Reaktion auf einzelne Serviceleistungen aus: eine schnelle Kommunikation und ein unbürokratischer und professioneller Ablauf wurden dabei insbesondere aufgeführt. Speziell die Übernahme von Buchungen für Freiwillige wurde wiederholt als besonders entgegenkommende Maßnahme genannt.

Wir freuen uns sehr über die vielen positiven Rückmeldungen und die netten Worte. Natürlich werden wir uns auch in der Zukunft um eine möglichst schnelle und formfreie Bearbeitung von Förderanfragen bemühen.

Folgende konkrete Wünsche und Anmerkungen wurden im Rahmen der Befragung an das Team Ideenförderung herangetragen, auf die wir gerne im Einzelnen eingehen und uns, soweit möglich, um eine Lösung bemühen:

Offenes Feedback zur Projektunterstützung

• Bei Erstattungsanträgen kann es vorkommen, dass mehrere darauf aufgeführte Posten einzeln überwiesen werden, was die Überprüfung des Endbetrags erschwert.

  Leider können wir aus buchhalterischen Gründen keine Einzelposten in einer Überweisung erfassen. Wir möchten aber eine Liste mit Empfehlungen erstellen, nach denen Kostenerstattungen so einfach und unkompliziert wie möglich beantragt werden können.

• Das Schreiben des Förderantrags wurde als zu kompliziert bemängelt.

  Kleinere Förderanfragen können formfrei per E-Mail an community@wikimedia.de gestellt werden. Für größere Projekte mit voraussichtlichen Kosten in Höhe von 500 Euro oder mehr, muss aus Transparenzgründen ein Projektplan angelegt werden. Im Projektplan sind bereits Hilfestellungen angegeben, um das Ausfüllen möglichst einfach zu gestalten. Das geht aber noch nutzerfreundlicher. Deshalb arbeiten wir unter anderem nach wie vor an dem neuen Ideenportal, das einem deutlich vereinfachten Prozess folgt. Außerdem ist eine neue Fassung der Projektplanung in Arbeit. Bei Einzelfragen zur Projektbeantragung bieten wir gerne Unterstützung und Hilfe an.

• Nachdem ein Förderantrag gestellt wurde, weiß man nicht wie es weiter geht.

  Nachdem ein Förderantrag erstellt worden ist, benötigen wir einen Hinweis darauf per E-Mail an community@wikimedia.de. Auf diese E-Mail antworten wir in der Regel schnellstmöglich. Wir haben dies zum Anlass genommen, im Projektplan nochmal deutlicher darauf hinzuweisen, dass Projektpläne immer erst mit dem Mailversand als offiziell eingereicht gelten.

• Es wurde gebeten weniger automatisierte Umfragen zu versendet.

  Insbesondere bei regelmäßig stattfindenden Projekten, wie wöchentlichen oder monatlichen Community-Treffen, erhalten die Organisierenden in der Regel nach jeder Veranstaltung einen Link zur Befragung. Dies hilft uns sehr bei der Auswertung unserer Arbeit. Die Beantwortung der Umfrage ist allerdings freiwillig. Wer diese gerne seltener erhalten möchte, kann uns gerne darauf hinweisen. Wir können dann das automatische Befragungsintervall entsprechend reduzieren.

• Bei der Förderung verschiedener Projekte ist es unklar, auf welches geförderte Projekt sich die einzelnen Förderbarometer-Befragungen beziehen.

  Bei Umfragen zu geförderten Projekten, wurde in den Anschreiben auch in der Vergangenheit bereits genannt, auf welches Projekt sie sich jeweils beziehen. Zukünftig wird dies bei Umfragen zu Serviceleistungen ebenfalls der Fall sein.

• Ein neuer Spickzettel und neue bzw. aktuellere Broschüren sind gewünscht.

  Zwischenzeitlich haben wir vier neue Wikipedia-Spickzettel mit verschiedenen Themen herausgegeben. Diese können hier als pdf heruntergeladen werden und mit einer E-Mail an community@wikimedia.de als Printversion bestellt werden. Außerdem haben wir eine neue Broschüre über Wikimedia Commons veröffentlicht und sind gerade dabei eine neue Wikipedia-Broschüre fertigzustellen. Broschüren über weitere Wikimedia-Projekte wie Wikivoyage werden folgen. Diese werden jeweils in niedrigerer Stückzahl gedruckt, um häufiger aktualisierte Nachdrucke in Auftrag geben zu können und werden ebenfalls alle als pdf zur Verfügung stehen und als Printversion über die oben genannte E-Mail-Adresse erhältlich sein.

• Es wurde mehrfach eine persönliche Beratung (insbesondere auch für Menschen, die erstmals eine Projektförderung beantragen) gewünscht.

  Eine persönliche Beratung bieten wir immer gerne an. Dies wurde nun auch auf der Projektplanungsseite noch deutlicher hervorgehoben.

• Es besteht der Wunsch einen Hinweis zu erhalten, sobald ein Erstattungsformular bei uns eingegangen bzw. bearbeitet ist und die Zahlung angewiesen wurde.

  Hierfür wäre eine technische Lösung erforderlich, wie wir sie momentan leider nicht besitzen. Aufgrund der hohen Anzahl von Anträgen, die täglich bei uns eingehen, können wir den Versand individueller Einzelbenachrichtigungen derzeit leider nicht leisten. Grundsätzlich sollten Erstattungen allerdings innerhalb von zwei Wochen auf dem Konto der begünstigten Person eingehen. Ist dies nicht der Fall, sollte eine entsprechende Nachfrage an uns gesendet werden. Diesen Hinweis werden wir ebenfalls in die oben erwähnte Liste der Empfehlungen bei Erstattungsanträgen mit aufnehmen.

• Bei größeren Beträgen wurde die Vergabe finanzieller Vorschüsse gewünscht.

  Die Vergabe von Vorschüssen ist unter bestimmten Vorgaben möglich, sollte allerdings in den meisten Fällen nicht notwendig sein, da Rechnungen direkt von Wikimedia Deutschland übernommen werden können (auch beispielsweise bei Restaurant-Besuchen). Dieser Hinweis wird ebenfalls in die Empfehlungsliste für Erstattungsanträge aufgenommen.

• Es sind Hilfe und Tipps zur Dokumentation von Projekten erwünscht.

  Auf dem Community-Workshop im April wurde dieses Thema bereits diskutiert. In den nächsten Monaten werden wir einen Vorschlag für unterstützende Leitlinien dazu erstellen. Bei Einzelfragen helfen wir natürlich auch jetzt schon gerne.

Offenes Feedback zu einzelnen Service-Leistungen

• Die Auflistung bearbeiteter eLitstip-Artikel wurde als zu aufwändig kritisiert (insbesondere bei kleineren Bearbeitungen).

  Eine Dokumentation der Nutzung von Literaturstipendien und eLitsitps ist wichtig um den Nutzen unserer Förderung darlegen zu können. Bei mehreren kleineren Bearbeitungen ist allerdings eine Zusammenfassung ausreichend (z.B. „kleine Ergänzungen in 10 Artikeln“). Diese müssen nicht einzeln aufgeführt werden.

• Für Freiberufler ist es wichtig, dass bei Überweisungen der Betreff „Erstattung“ mit aufgeführt wird.

  Wer diese Angabe bei der Überweisung benötigt, kann uns dies einmalig mitteilen. Wir berücksichtigen es dann bei zukünftigen Überweisungen.

• Ab und zu kommen Fehler vor, wie doppelte Hotelbuchungen oder das Übersehen von Details der Anfrage.

  Ja, manchmal kommen leider Fehler vor. Wir bitten dies zu entschuldigen und bemühen uns natürlich darum, dass dies so selten wie möglich geschieht.

• Es wurde eine Erhöhung des Kontingents der Wikimania-Stipendien gewünscht.

  Leider konnten tatsächlich nicht alle Interessierten ein Stipendium zur Wikimania bekommen, obwohl bereits Geld aus anderen Aktivitätsfeldern in das Wikimania-Budget verschoben worden ist. Wikimedia Deutschland ermöglicht im Vergleich zu anderen Chaptern bereits vielen Freiwilligen die Teilnahme. Dabei sind wir international auch für eine Ausgewogenheit der Teilnehmenden aus den jeweiligen Ländern mitverantwortlich. Bei den Beratungen für die Planung des Jahres 2018 werden wir diesen Wunsch dennoch mit einfließen lassen.

• Informationsseiten (Anmerkung: vermutlich war die Jahresplanungstour gemeint) zur lokalen Community sollten frühzeitiger vorgeschlagen werden.

  Erste Termine für die Treffen zur Besprechung der Planung 2018 sind bereits auf den Seiten der Wikipedia-Büros angekündigt. Wir werden auch in Zukunft versuchen dies frühzeitig zu tun.

• Möglicherweise sind die Unterstützungsangebote von WMDE noch nicht ausreichend bekannt.

  Dem stimmen wir zu und freuen uns über Vorschläge darüber, wie wir unsere Unterstützungsangebote bekannter machen können. Bei Bedarf bieten wir gerne auch eine Ideenwerkstatt an, an der sich alle Interessierten beteiligen können.

• Das Prozedere für IFG-Anfragen könnte besser erklärt werden.

  Wir haben die Beschreibung gegengelesen und auf Unklarheiten überprüft. In Kürze werden entsprechende Änderungen vorgenommen. Konkrete Hinweise zu möglichen weiteren Unklarheiten nehmen wir gerne entgegen.

• Die Kostenerstattung und der Einreichungsprozess (per Post) wurden mehrfach als umständlich bewertet.

  Alle zu erstattenden Belege werden aus finanzrechtlichen Gründen im Original benötigt. Sofern eine Rechnung nur in elektronischer Form vorliegt, gilt diese als Original und kann per E-Mail versendet werden. Das unterschriebene Erstattungsformular kann mittlerweile auch eingescannt und uns per E-Mail zugeschickt werden. Hier ist nicht mehr das Original erforderlich. Online-Tickets können jetzt mit einem entsprechenden Hinweis auch als pdf-Datei per E-Mail eingereicht werden. Diesen Hinweis werden wir ebenfalls in die oben erwähnte Liste der Empfehlungen bei Erstattungsanträgen mit aufnehmen.

• Verschiedene Leute antworten auf Mails

  Dies ist leider unumgänglich, damit Anfragen schnell und auch bei Abwesenheiten einzelner Mitarbeitender bearbeitet werden können.

Ausgewählte Kommentare

• „Besonders gut hat bisher immer das Literaturstipendium funktioniert“
• „Immer sehr prompte und hilfsbereite Reaktion“
• „Hat alles sehr gut geklappt mit der Erstattung der Reisekosten.“
• „Sehr zügige und kompetente Unterstützung. Danke dafür.“
• „Angenehme und problemfreie Kommunikation. Alles gut.“
• „guter Service, freundliche Mitarbeiter“
• „unbürokratisch, schnell“
• „Möglicherweise sind die Unterstützungsangebote von WMDE noch nicht ausreichend bekannt. Ich erlebe immer wieder Menschen, die zurückhaltend sind, einen Förderantrag zu stellen“
• „Eine einfache Mail hat gereicht Visitenkarten und email-Adresse zu bekommen.“
• „Antworten der Wikimedia kamen jeweils innerhalb 24 Stunden und gleichzeitig wurde Rücksicht genommen, dass wir als Veranstalter in unserer Freizeit mitunter etwas mehr Zeit zum Antworten benötigen. Danke dafür! Ich sehe derzeit keinen Verbesserungsbedarf.“
• „Etwas mehr Beratung wäre hilfreich - besonders, was WMDE anbieten und tun kann.“
• „Superschnelle Kommunikation und Abwicklung. Danke!“

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1. Juni 2017 – 31. August 2017

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Auch im zweiten Erhebungszeitraum wurde vor allem die schnelle Bearbeitung von Förderanliegen hervorgehoben. Auch der freundliche Umgang, unbürokratische Vorgänge und eine insgesamt positive Kommunikation wurden lobend erwähnt. Kritik und Verbesserungsvorschläge erreichten uns vor allem bezüglich des Technikpools.

Auf folgendes Feedback, das uns in den letzten drei Monaten erreicht hat, möchten wir nun eingehen.

Offenes Feedback zur Projektunterstützung

• Ich wünsche mir eine Verbesserung bei den Leihgeräten. Die Community-Laptops laufen mit Linux und sind nicht mit Windows-Anlagen kompatibel.

  Wikimedia Deutschland setzt sich für Freies Wissen ein. Das Team Ideenförderung und Mitarbeitende der Geschäftsstelle setzen dabei auch auf freie Software wie z.B. Ubuntu. Mit genügend Vorlauf in der Organisation können technische Probleme umgangen werden.

• In unserem Projekt konnte die geliehene Technik nicht bedient werden, da der zuständige Freiwillige ausfiel. Für unser Vorhaben sinnvolle Technik blieb in einem anderen Projekt ungenutzt.

  Im Moment arbeiten wir wir an einer neuen Strategie für den Technikpool, um den Technikeinsatz noch effizienter zu gestalten. Gegen höhere Gewalt hilft aber auch leider die beste Planung nichts.

Offenes Feedback zu einzelnen Service-Leistungen

• In manchen Fällen scheint das Ticketsystem nicht zu funktionieren. Einige Emails wurden erst nach längerer Zeit oder zu spät beantwortet.

  Bei dem Versenden von Emails an community@wikimedia.de im BCC kann es zu Fehlern kommen, die verhindern, dass uns diese Emails erreichen.

• Die Regelungen und das Formular zum Verpflegungsmehraufwand sind sehr kompliziert

  Uns ist dieses Problem bekannt. Es wird an einer neuen Version der Seite zum Verpflegungsmehraufwand gearbeitet.

• Für Neulinge ist leider nicht ganz klar, wie das Erstattungsformular auszufüllen ist

  Bei diesen Fragen kann sich jederzeit an das Team Ideenförderung gewandt werden (z.B. unter community@wikimedia.de)

• Warum müssen die originalen Bahntickets (und keine Kopien) zur Erstattung eingereicht werden?

  Die Originale werden zur Abrechnung benötigt, um vorzubeugen, dass diese Tickets an verschiedenen Stellen abgerechnet werden könnten. Umfangreicher werden wir dieses Thema in einem Dokument mit den wichtigsten Fragen und Antworten demnächst behandeln.

• Es dauerte ein paar Tage, bis eine Rückmeldung kam.

  Wir benötigen in der Bearbeitung der meisten Anliegen genügend Vorlauf (siehe Projektplanung).

Ausgewählte Kommentare

• „Betreuung hat gut funktioniert“
• „Hilfestellung, Information und Durchführung haben einwandfrei funktioniert“
• „Problemloser Ablauf, gute Kommunikation“
• „Gut vorbereitet von WMDE“
• „Erstattung erfolgte bisher stets zeitnah und problemlos“
• „überwiegend nur eine Kontaktperson, gute Erreichbarkeit des Büros, umfassende Beratung im Vorfeld, Hilfe beim Förderantrag“
• „Alles lief unkompliziert, reibungslos und schnell“

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1. September 2017 – 30. November 2017

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In den vergangenen Monaten gelangte auch wieder einiges an offenem Feedback zu uns, bei dem vorrangig positive Aspekte erwähnt wurden. So wurde sehr häufig eine schnelle, unkomplizierte, reibungslose und freundliche Bearbeitung der unterschiedlichen Anfragen gelobt (29 Nennungen). Das wenige negative offene Feedback bezog sich auf lange Antwortzeiten (sechs Nennungen). Die übrigen offenen Antworten haben wir gesammelt, zu beispielhaften Fragestellungen zusammengefasst und im Folgenden beantwortet.

Offenes Feedback zur Projektunterstützung

• Kann diese Mail, die mich zur Teilnahme an dieser Befragung aufruft, wesentlich früher verschickt werden?

  Im letzten Auswertungszeitraum kam es leider zu einem technischen Fehler. Dieser hat dazu geführt, dass die Emails zur Befragung sehr stark verzögert verschickt wurden. Dieser Fehler wurde behoben, sodass Emails wieder mit einem wesentlich geringeren zeitlichen Abstand verschickt werden.

• Die geliehene Kamera kam leider ohne Speicherkarte, was mir nur zufällig auffiel.

  Die Technikleihe wird aktuell umgestellt, um solche Vorkommnisse in Zukunft möglichst zu vermeiden und die Technikleihe insgesamt zu verbessern. Mehr Informationen dazu, wie die Technikleihe in Zukunft aussehen wird, sind hier zu finden.

Offenes Feedback zu einzelnen Service-Leistungen

• Ich sehe Verbesserungsbedarf bei der Abrechnung danach. Gut wäre es, wenn Reiseunterlagen nicht mehr im Original per Brief eingereicht werden müssten.

  Nicht alle Unterlagen müssen im Original zugesandt werden. Validierte Tickets, handschriftlich unterschriebene Dokumente, mit Lettern gedruckte Belege, Kassenbons und Ähnliches benötigen wir jedoch im Original. Weitere Informationen sind in den FAQs zur Kostenerstattung zu finden.

• Warum wird plötzlich das Porto nicht erstattet?

  Um die Kosten für Briefmarken zu erstatten, benötigen wir zusätzlich zur Briefmarke auch den Zahlungsbeleg für diese eine Marke. Auch diese Information ist in den FAQs zur Kostenerstattung zu finden.

• Wo es hapert, waren die teilweise sehr langen E-Mail-Antwortzeiten. Hier ist sicher noch Optimierungsbedarf. Aber ansonsten alles soweit in Ordnung.

  Das Team ist aus unterschiedlichsten Gründen (z.B. Urlaub oder Krankheit) zu bestimmten Zeitpunkten nicht voll besetzt. Wenn mit längeren Antwortzeiten zu rechnen ist, teilen wir dies mit und bemühen uns dennoch um eine zügige Bearbeitung.

• Eine aktive Programmmitgestaltung wäre wünschenswert.

  Die Planung vom Team Ideenförderung für das Jahr 2018 sieht vor, dass neuartige Projekte oder Projekte ab einer Summe von 5000€ auf Wunsch intensiver durch das Team begleitet und betreut werden.

• Die rasche, unbürokratische Abwicklung war nicht zu toppen. Verbesserungsbedarf sehe ich bei der Zugänglichkeit der Förderangebote. Die ganze Darstellung wirkte und wirkt auf mich sehr unübersichtlich

  Die Darstellung der Angebote zur Förderung befinden sich momentan in der Überarbeitung, sodass die entsprechenden Seiten in der Wikipedia in Zukunft übersichtlicher sind.

Ausgewählte Kommentare

• „Alles rundherum gut geklappt."
• „Was soll ich sagen: Anfrage per Mail, Zusage per Mail: Alles gut!"
• „Meine Anfrage wurde ohne Beanstandungen und innerhalb eines akzeptablen Zeitraums bewilligt. Ich denke, das System läuft so wie es jetzt ist bereits sehr gut."

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1. Oktober 2017 – 28. Februar 2018
Konkrete Wünsche und Verbesserungsvorschläge

Leihgeräte
In dem offenen Feedback wurden die Technikleihe als kompliziert und eine Anleitung für die einzelnen Geräte als hilfreich bewertet.

Die Technikleihe wird aktuell umgestellt, um den Prozess insgesamt zu verbessern. Im Zuge der Umstrukturierung soll auch eine professionelle Beratung angeboten werden können. Es ist außerdem geplant, alle verfügbaren Bedienungsanleitungen und ggf. zusätzlich Kurzanleitungen beizulegen. Mehr Informationen darüber, wie die Technikleihe in Zukunft aussehen wird, sind hier zu finden.

Zugang zu Fachliteratur
Gewünscht wurden weitere Zugänge zu Verlagen und Online-Datenbanken. Außerdem wurde der Prozess bei der Vergabe des Bibliotheksstipendiums als kompliziert kritisiert.

Wünsche für Zugänge können direkt bei der Wikipedia:Library gestellt werden. Dort nicht verfügbare Zugänge können bei WMDE als ELitStip beantragt werden. Die relevanten Informationen zum Bibliotheksstipendium sind über dieser Seite zu finden. Wir freuen uns über konkrete Verbesserungsvorschläge für das Informationsangebot.

Reisekostenerstattungen
Es wurde erneut angeführt, dass für versendete Erstattunsanträge keine Eingangsbestätigungen verschickt werden.

Aufgrund der hohen Anzahl von Anträgen, die täglich bei uns eingehen, können wir den Versand individueller Einzelbenachrichtigungen derzeit leider nicht leisten. Grundsätzlich sollten Erstattungen allerdings innerhalb von zwei Wochen auf dem Konto der begünstigten Person eingehen. Ist dies nicht der Fall, sollte eine entsprechende Nachfrage an uns gesendet werden. Wir arbeiten derzeit allerdings an der Umstellung des Erstattungsprozesses und hoffen, dass sich damit auch der Wunsch nach einer Eingangsbestätigung automatisiert umsetzen lässt. Möglicherweise wird damit auch eine Möglichkeit geschaffen, die Formulare online und ohne handschriftliche Unterschrift auszustellen und einzureichen, was ebenfalls im Rahmen des offenen Feedbacks gewünscht wurde. Weitere Informationen dazu werden folgen.

In einer der Rückmeldungen wurde bei Hotelübernachtungen die Vergabe von Einzelzimmern gewünscht. Bei großen Veranstaltungen können Einzelzimmer aus Budget- oder Kapazitätsgründen leider nur begrenzt angeboten werden. Teils ist dies jedoch unter eigener Zuzahlung des Einzelzimmerzuschlags möglich. Bei kleineren Veranstaltungen erfolgt die Unterbringung in der Regel in Einzelzimmern.

Ein weiterer Wunsch war die Vermeldung von Zwischenständen bei Hotelbuchungen. Zwischenstände können gerne auf Nachfrage erteilt werden. Die letztendlichen Buchungen werden in jeden Fall kommuniziert. Gerade bei großen Veranstaltungen kann die Suche nach einer geeigneten Unterkunft aber auch einige Zeit in Anspruch nehmen.

Auf dem Reisekostenerstattungs- und Verpflegungsmehraufwandformular wurden die Formularfelder als nicht immer eindeutig bezeichnet. Gerne verbessern wir die Formulare im Hinblick auf Nutzungsfreundlichkeit, benötigen dazu allerdings konkrete Verbesserungsvorschläge.

Für kurzfristige Anfragen wurde eine schnellere Reaktionszeit gewünscht. Spontane Anfragen sind grundsätzlich möglich. Wir versuchen diese rechtzeitig zu bearbeiten, können dies aber bedingt durch Urlaube, Abwesenheit oder andere laufende Projekte nicht garantieren. Zur Orientierung (gerade bei größeren Projekten) können die hier angegebenen Fristen hilfreich sein.

E-Mail-Adressen und Visitenkarten
Bei der Vergabe von E-Mail-Adressen werden Aliase eingerichtet, die auf das eigene Postfach weiterleiten. Es wurde gewünscht außerdem einen Webspace für den Mailverkehr anzubieten. Hiervon haben wir bisher abgesehen, da bei diversen Anbietern Postfächer mit kostenlosem Webspace verfügbar sind. In begründeten Einzelfällen versuchen wir mit Euch eine Lösung zu finden.

Versicherung
Bei regelmäßig stattfindenden versicherten Community-Veranstaltungen, kam der Wunsch auf, nicht nach jeder dieser Veranstaltungen eine E-Mail mit Bitte um Feedback zu erhalten. Diese Mails werden automatisch nach einer Veranstaltung verschickt. Sollte der Versand in bestimmten Fällen nicht gewünscht sein, kann er auf Anfrage deaktiviert werden. Allerdings ist die Befragung auch bei kleinteiligeren Förderaktivitäten für das Team sehr hilfreich.

Ausgewählte Kommentare

• „Kommunikation und Abwicklung hat sehr gut funktioniert. Zu verbessern gibt es aus meiner Sicht nichts.“
• „Es ist völlig unbürokratisch gelaufen und hat kaum Mühe gemacht.“
• „Letztendlich ist das Buch doch noch angekommen, aber erst, nachdem ich nach längerer Zeit mal nachgehakt habe. War wohl aus dem Fokus geraten.“
• „Alles bestens. Bis auf die Dauer bis zur Kostenerstattung. Aber nach ein paar Wochen wurde mir bewusst, dass Jahresende und Jahresanfang für die Buchhaltung einer gemeinnützigen Organisation Ausnahmezustand bedeuten. Also nichts zu meckern, Ihr seid klasse!“