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MOTEx-Analyse

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Einleitung:

Die MOTEx-Analyse gehört dem Bereich Wissensmanagement an, wobei der Fokus auf dem bestmöglichen Umgang mit Wissen liegt.

Dabei befasst sich die Analyse mit dem Status Quo eines kleinen bis mittelständigen Unternehmens und zeigt Bereiche an,  in denen es Verbesserungsbedarf gibt.

Dabei behandelt die MOTEx-Analyse die Bereiche Mensch, Organisation, Technik und Externa.

Herleitung

Nach Herbst ist Wissensmanagement im Gegensatz zu Informationsmanagement ein komplexes Führungskonzept, mit dem ein Unternehmen sein relevantes Wissen ganzheitlich, ziel- und zukunftsorientiert als wertsteigernde Ressource gestaltet.i

Wissensmanagement wird benötigt um die Effektivität und Qualität in einem Unternehmen zu steigern. Schließlich muss man zuerst Informationen und Wissen über das Unternehmen haben, bevor man diese dann strukturieren und konkrete Forderungen erheben kann.

Früher wurde darauf kein großer Wert gelegt, obwohl viele Arbeitsschritte hätten erleichtert werden können, wenn z.B. Informationen an Dritte weitergegeben worden wären, indem man eine Datenbank benutzt hätte.

Somit sorgt Wissensmanagement für eine leichtere Handhabung im Umgang mit Daten, um so die Effizienz zu steigern.

Der Mensch steht dabei im Mittelpunkt, da erkannt wurde, dass der Erfolg bzw. Misserfolg von der Akzeptanz der Beteiligten abhängt.

Das Wissensmanagement stellt dabei Strategien, Konzepte und Methoden zur Verfügung, allerdings fehlte lange, bis zur Entwicklung der MOTEx-Analyse, ein Werkzeug um dieses auch umzusetzen.

Generell zählt zu Wissen innerhalb eines Unternehmens Vorgehensweisen, Handlungsprogramme, Strategien, Fertigkeiten und Verhaltensautomatismen. Da diese teilweise auch sehr individuell sind, ist es äußerst sinnvoll, dieses Wissen beispielsweise in Form von Datenbanken anzulegen und somit für alle Mitarbeiter zugänglich zu machen.

Einsatz

Damit Wissensmanagement effektiv umgesetzt werden kann, ist es sinnvoll ein Konzept zu entwickeln, dass den Wert des Wissensmanagements und dessen Beitrag für ein Unternehmen verdeutlicht.

In diesem Konzept sollten sich die Wissensmanagement Ziele direkt von den Unternehmenszielen ableiten lassen und somit letztendlich eine bestimmte Nutzenerwartung erfüllen. Dies ist nicht nur für die Messbarkeit des Wissensmanagements wichtig, sondern auch um den Mitarbeitern und dem Management erkenntlich zu machen, wo der Nutzen eines ausgereiften Wissensmanagements liegt.

Die Ziele lassen sich in drei Typen unterteilen: strategische, operative und normative Ziele.

Zu den strategischen Zielen zählt beispielsweise, dass Wissen dort zur Verfügung zu gestellt wird, wo es gebraucht wird. Ein operatives Ziel wäre etwa eine Übersicht mit den unternehmensinternen Experten. Und zuletzt die normativen Ziele, die darauf abzielen, Wissen zu teilen.

Sind die Ziele dann konkret formuliert, kommt häufig die MOTEx-Analyse zum Einsatz, die zunächst die Ist-Situation beschreibt.

Diese Analyse wurde im Werkzeugmaschinen-Labor der RWTH Aachen entwickelt und 2003 veröffentlich, dabei verfolgt die Analyse das Ziel, vor allem eine Transparenz der im Unternehmen ablaufenden Wissensmanagement Prozesse zu schaffen, so dass daraus eine Stärkung der Markt- und Wettbewerbsposition resultiert.

Bereiche in denen Handlungsbedarf besteht sind häufig:

• Entstehender Wissensverlust durch Personalwechsel, dieses Wissen sollte zuvor erfasst werden und gespeichert werden, indem das Personal sein Wissen regelmäßig überarbeiten und in eine Datenbank eintragen muss.

• Mangelnder Überblick über Datenbestände, da diese oft nicht richtig und einheitlich erfasst werden.

• Zu wenig Wissensfluss in Prozessen, keine abteilungsübergreifende Arbeit.

• Wissensinseln mit mangelndem Wissensaustausch.

• Fehlende systematische Auswertung von Erfahrungen.

Ansätze

MOT-Ansatz

Nach Probst bezeichnet Wissen „ die Gesamtheit der Kenntnisse und Fähigkeiten, die Individuen zur Lösung von Problemen einsetzen. […] Wissen stützt sich auf Daten und Informationen, ist im Gegensatz zu diesen jedoch immer an Personen gebunden. […]“ iii

Wissensmanagement bezieht sich also auf das Wissen in einem Unternehmen und versucht dieses so zu „managen“, damit daraus eine Qualitätssteigerung erfolgt, die sich in den neuen bzw. verbesserten Produkten oder auch Prozessen wiederspiegelt.

Der  MOT-Ansatz behandelt die Dimensionen Mensch, Organisation und Technik.

Unter der Dimension Mensch werden zum Beispiel die Faktoren Motivation der Mitarbeiter, Kapazität zur Informationsverarbeitung von Wissen und adäquate lernförderliche Kultur zusammengefasst.

Bei der Dimension Organisation werden unter anderem Faktoren wie die Integration der Ansätze in die Strukturen des Unternehmens und Entwicklung von Methoden für das Managen eines Wissenskreislaufs behandelt.

Im Bereich Technik werden beispielsweise Informations- und Kommunikationstechnologien zusammengefasst, wobei diese ein Hilfsmittel zur Unterstützung eines flexiblen Wissensmanagements sind.

An diesen Dimensionen muss sich ein erfolgreiches Wissensmanagement messen lassen.

„In diesem als ganzheitlich bezeichneten MOT-Ansatz werden sämtliche im Unternehmen befindliche Aspekte berücksichtigt.“iv

Probst Ansatz - Kreislauf des Wissensmanagements nach Probst et al.

Das Kreislaufmodell setzt sich aus einzelnen Bausteinen zusammen, die jeweils einen Teilaspekt des Wissensmanagements beschreiben. v Die MOTEx- Analyse arbeitet auch mit diesen Bausteinen in ihrer jeweiligen Phase.

(1) Wissensziele

Dabei wird den Maßnahmen eine Richtung gegeben, in die sich das Unternehmen entwickeln soll

(2) Wissensbewertung

Dabei soll der Erfolg und Misserfolg des Wissensmanagement bewertet werden

(3) Wissensidentifikation:

Transparenz über vorhandenes Wissen (Überblick über verfügbare Daten und Informationen)

(4) Wissenserwerb:

Dabei muss festgestellt werden von wo man sein Wissen bezieht, z.B. durch Anstellung von Experten

(5) Wissensentwicklung:

Dabei sollen Produkte oder auch Ideen im Unternehmen selbst entwickelt werden und verbessert werden

(6) Wissens(ver-)teilung:

Welche Mitarbeiter benötigen welches Wissen, es wird beispielsweise eine zunehmende Teamarbeit angestrebt

(7) Wissensnutzung:

Wissen, das nicht genutzt wird, hat keinen Wert bzw. wenn es falsch genutzt wird, trägt es nicht zur Weiterentwicklung des Unternehmens bei.

(8) Wissensbewahrung

Wissen kann verloren gehen durch z.B. die Entlassung von Mitarbeitern, dem soll die Wissensbewahrung entgegen arbeiten wobei die täglich gesammelten Erfahrungen gespeichert werden sollen.

Die MOTEx- Analyse soll dazu beitragen, dass diese Bausteine durch die verschiedenen Phasen beurteilt werden können.

Diese Bausteine gelten als Basis für die Analyse, sowohl als auch der MOT-Ansatz.

MOTEx-Analyse

Diese Analyse wurde im Rahmen eines Projektes, mit dem Namen SENEKA (Service-Netzwerke für Aus- und Weiterbildungsprozesse) von dem Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) konzipiert. Damit soll den Unternehmen ein Werkzeug an die Hand gegeben werden, mit dem sie die unternehmensinterne Ist-Situation überprüfen können.

Es gab vor der MOTEx-Analyse nur bedingt Unterstützungsmethoden, die nur begrenzt erfolgreich waren und nicht alle zu überprüfenden Bereiche abgedeckt haben. Der Ausgangspunkt dieser Analyse bestand in dem MOT – Ansatz, da durch diesen das Unternehmen ganzheitlich betrachtet werden kann.

Dabei sollte man allerdings nicht nur vom Wissensmanagement innerhalb des Unternehmens sprechen, sondern auch über unternehmensübergreifendes Wissensmanagement hervorheben. Somit reichen die 3 Faktoren nicht mehr aus, es müssen auch Informationen über den Markt bzw. den Kunden, Lieferanten und Wettbewerber abgerufen werden können.

Hierbei kommt die vierte Dimension ins Spiel, die durch Externa/ Unternehmensumwelt beschrieben wird. Es bringt schließlich nichts, wenn am Ende der Kunde unzufrieden mit z.B. dem Produkt oder der Lieferzeit ist, weshalb dieser Ansatz zur MOTEx-Analyse erweitert wurde, um tatsächlich alle Bereiche abdecken zu können.

Die Analyse lässt sich in vier Phasen unterteilen, in denen das Unternehmen als ganzheitliches betrachtet und bewertet wird.

Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4

Graphik 1: Phasenunterteilung der MOTEx- Analyse

In Phase 1 des Wissensaudits werden die Mitarbeiter, Kunden und Führungskräfte zu der derzeitigen Wissensmanagement Situation befragt.

Dabei werden die Kunden nach Handlungsbedarf im Unternehmen befragt und die Mitarbeiter füllen einen Fragebogen aus, um ihr Unternehmen zu klassifizieren.

Die Befragung kann das gesamte Unternehmen oder nur eine Abteilung betreffen.

Innerhalb der Analyse bilden die vier Dimensionen Mensch (Anreizsysteme, Lernen & Entwicklung); Organisation (Prozesse & Methoden); Technik (Verfügbarkeit & Akzeptanz,

Stand der Technik & Aktualität); und Externa (Kunden & Lieferanten), die Basis des Wissensaudits.

Zu  jeder dieser Dimension gehören passende inhaltliche Aspekte, welche aus bekannten Erfolgs- und Misserfolgsparametern abgeleitet wurden.

Dabei kann ein Fragebogen folgende Aspekte beinhalten:vi

(1) Fragen zur Dimension „Mensch“

Erfolgt in ihrem Unternehmen eine regelmäßige Schulung über Methodenwissen?

Werden die Fähigkeiten der einzelnen Mitarbeiter regelmäßig gemessen und bewertet?

(2) Fragen zur Dimension  „Organisation“

Werden Wissen und Informationen über die Kernprozesse Ihres Unternehmens dokumentiert?

Finden regelmäßige Teamsitzungen statt?

(3) Fragen zur Dimension „Technik“

Existieren infrastrukturelle IT-Schnittstellen zu Kunden, Lieferanten, Mitbewerbern und externen Dritten?

Existieren elektronische Diskussionsforen oder ähnliches, die zum Wissenstransfer benutzt werden?

(4) Fragen zur Dimension „Externa“

Fließen Kundenforderungen in die Entwicklung der Unternehmensleistung ein?

Haben Sie Zugang zum Wissen ihrer Lieferanten (Kosten, Strategien, Technik)?

Somit können die verschiedenen Befragungen in eine Unternehmensklassifizierung eingestuft werden, wobei es 4 mögliche Phasen zu erreichen gibt. Wird die vierte Phase erreicht, kann ein Unternehmen als „wissensorientiertes Unternehmen“ bezeichnet werden. Dabei sollte der Stand lediglich abgeschätzt werden.

Abschließend wird mit ausgewählten Mitarbeitern und Führungskräften vertiefende Interviews geführt, die zum einen nochmals auf Handlungsbedarf hinweisen, aber auch erste Verbesserungsansätze liefern.

Phase 1

Phase 2

Phase 3

Phase 4

M

* Kaum Weiterbildung

* Keine Bedarfsgerechte Weiterbildung gegeben

* Interne Akademien

* Online – Distance Education

O

* Wissen ist noch kein Produktionsfaktor

* Beginnende Prozessorientierung

* Wissensmanagement als Unterstützungsprozess

* Weltweite Wissensnetzwerke

T

* Unvernetzte Arbeitsplätze

* Arbeitsplatzausstattung durch I & K- Technologien

* Mobile Arbeitsplätze

* Echtzeitausgerichtete mobile Arbeitsplätze (weltweit)

Ex

* Produktionsorientierung, keine Kundenorientierung

* Kunden- und Lieferantenwissen wird mit einbezogen

* Prozessmitbestimmung des Kunden

* Konfiguration eines spezifischen Produktes durch den Kunden

Tabelle 1 : Unternehmensklassifizierungvii

Nach dem Audit erfolgt die Phase 2, in der die erhaltenen Antworten der Mitarbeiter gezielt mittels Abhängigkeits- und Bewertungsmatrizen bewertet werden.

Anschließend wird ein Überblick erstellt, in welchem Reifegrad sich der jeweils untersuchte Bereich in den jeweiligen vier Dimensionen befindet. Im folgenden Beispiel ist eine solche Auswertung tabellarisch  dargestellt.

Phase 1

Phase 2

Phase 3

Phase 4

M

O

T

Ex

0- 19 %

20-59 %

60-79 %

80- 100 %

Tabelle 2: Auswertung des Wissensaudits

Nach der Auswertung kann man sehen, dass sich das hier dargestellte Unternehmen im Bereich Mensch und Externa in Phase 1 befindet. In den Bereichen Organisation und Technik befindet es sich in Phase 2, der zuvor erwähnten Tabelle 1. Die Prozentzahlen geben Aufschluss darüber, inwieweit Wissensmanagement vorhanden sein muss, um in die jeweiligen Phase zu gelangen. Erfüllt ein Unternehmen nur 0-19 % befindet es sich in Phase 1, bei einem Erfüllungsgrad zwischen 20-59 % befindet es sich in Phase 2 usw.

In der dritten Phase werden die Ergebnisse bewertet, so dass daraus folgend spezifische Maßnahmen zur Verbesserung des Wissensmanagements entstehen, die sich durch eine graphische Darstellung vereinfachen lassen.

Das Ergebnis resultiert dann als Einstufungen der vier Dimensionen, durch die das Unternehmen dann gezielt mit passenden Lösungsansätzen seine Effizienz steigern kann, indem es z.B. seine Fehler rückverfolgen lässt, somit kann das Unternehmen die  Markt- und Wettbewerbsposition steigern.

In Phase 4 kann nach der Durchführung dieser Schritte nun die Ist-Situation mit der Soll-Situation verglichen werden.

Dabei kann sich das Unternehmen entscheiden, in welchem Bereich es eine Verbesserung anstrebt, z.B. Verbesserung der virtuellen Plattform, Kunden-Strategie- Workshop, Netzwerkanalyse, usw.

Mithilfe des anfangs erwähnten SENEKA- Projektes lassen sich weitere Lösungsansätze formulieren.

Zusammenfassung

Die verschiedenen Phasen der MOTEx-Analyse lassen sich in Aufbauphase (0-19%), Wachstumsphase (20-59%), Reifungsphase (60-79%) und Altersphase (über 80 %) unterteilen. Dabei ist es wichtig zu wissen, dass ab einem bestimmten Erfüllungsgrad ein Zuwachs mit erheblichem Zeit- und Kostenaufwand verbunden ist. Deshalb ist es in der Altersphase nur noch dann möglich eine Steigerung, ohne diesen hohen Aufwand, zu erreichen durch Modifikationen, Verbesserungen und Entwicklungen im Bereich des Wissensmanagements.

In der Analyse spiegelt sich vor allem der Schwerpunkt Mensch wieder, da dieser ja schließlich befragt wird.

Somit kommt es zu keiner Einzelwahrnehmung bzw. einer unreflektierten Beraterentscheidung.

Schließlich werden alle Mitarbeiter, die zu der zu untersuchenden Einheit gehören dazu befragt und zusätzlich noch Meinungen von Partner oder Lieferanten einbezogen.  

Die MOTEx- Analyse wurde in ein Software-Tool umgesetzt, um sie praxistauglich umsetzen zu können.

Somit unterstützt die MOTEx-Analyse die Unternehmen auf ihrem Weg zu einem sinnvollen Wissensmanagement.

„Wissensmanagement ist dann erfolgreich, wenn es langwieriges Suchen vermeidet, Zugang zu neuen Ideen und Inspirationen bietet sowie einem geregelten Berichtswesen und Transparenz im Unternehmen dient.“iv

Wird die MOTEx- Analyse regelmäßig durchgeführt kann dies zu einer kontinuierlichen Verbesserung im Unternehmen führen.

In diesem Zusammenhang ist zu erwähnen, dass die MOTEx- Analyse als einzige und erste Methode das gesamte Unternehmen betrachtet, im Gegensatz zu vorherigen Methoden, die jeweils immer nur einzelne Dimensionen betrachtet haben.