Projektidee E-Mail-Begleitung von Neuen

Die Projektidee sieht vor, dass bei der Registrierung in Wikipedia die Zustimmung gegeben werden kann, dass WMDE nach der Anmeldung E-Mails mit Informationen rund um Wikipedia und Co. versenden kann. Diese Informationen werden in Abstimmung mit der Community erstellt und sollen Neuangemeldete beim Einstieg und bei der Arbeit in Wikipedia unverbindlich unterstützen.

Grundsätzlich gilt, dass diese Projektidee eine Idee ist: Wir bei WMDE sehen darin viel Potential. Daher haben wir angefangen, gezielt Feedback in der Community einzusammeln und werden dies in den nächsten Wochen weiter tun. Wir möchten diese Idee gern ausprobieren, sind aber auf ein kritisches Feedback zur Machbarkeit aus der dewiki-Community angewiesen.

Hintergrund

Wir möchten mit der E-Mail-Begleitung für neue Accounts verschiedene Themen beackern:

Aus vielen Gesprächen (und Beobachtungen) mit Community wissen wir, dass sehr viel Erklärarbeit durch Einzelne geleistet wird. Zum Beispiel im Lotsen- und Mentorenprogramm. Oft ähneln sich die Fragen. Zudem haben manche Menschen spezifische Fragen, aber gar nicht das Interesse, Wikipedia-Autoren zu werden. Wir erhoffen uns durch das proaktive Beantworten von wiederkehrenden Fragen, Freiwillige zu entlasten. Freiwillige können sich bei Interesse mehr um die spezielleren, komplexen Fragen von Neuen kümmern, die an einer langfristigen Mitarbeit interessiert sind.

Wieder andere Accounts finden Angebote wie Lotsen- und Mentorenprogramme nicht. Und auch wenn sie vielleicht z. B. die Relevanzkritierien gefunden haben und berücksichtigen, fallen sie negativ auf, weil sie sich nicht an die Regeln guter Community-Kommunikation halten oder Ähnliches. Dies führt dann oft zu negativen Erlebnissen bei unerfahrenen wie erfahrenen Accounts.

Per E-Mail können neue Accounts nach und nach relevante Informationen erhalten. Wir haben seit 2020 Erfahrungen mit zwei E-Mailansätze: der 30-Tage-Wikipedia-Challenge und der WikiPost. So ist das Ziel bei der Challenge, dass Menschen editieren. Dabei fängt der Wissensaufbau aber langsam an: Zum Beispiel, warum die Wikipedia (gefühlt) so aussieht wie vor 20 Jahren, wie die Community funktioniert, was freie Lizenzen sind. Und erst nach und nach wird auf erste Edits hingewirkt.

Und egal ob frische Accounts oder erfahrene Autoren und Autorinnen: Aus unserer Arbeit wissen wir, dass viele Informationen, Seiten und Funktionen oft unbekannt sind. Egal ob Kurier, Terminkalender, Community-Treffen oder auch Meinungsbilder und Wahlen. Wir alle nehmen oft an, dass andere auch alle relevanten Informationen erhalten. Dies ist aber gar nicht oft der Fall.

Und natürlich erhoffen wir uns durch die E-Mail-Begleitung mehr Menschen für die langfristige Mitarbeit in Wikipedia zu gewinnen.

Tausende Registrierungen jeden Monat – ein hohes Potential für neue Autor*innen

Im Schnitt registrieren sich 6.500 Menschen jeden Monat in der deutschsprachigen Wikipedia. Nach Angaben der WMF schaffen davon jedoch nur ca. 7 Prozent einen zweiten Edit. Alles Bots? Tatsächlich nicht! Ganz viele Neuregistrierte kommen mit guten Absichten. Das wissen wir aus den “Welcome Survey”-Daten der WMF für dewiki. Einen Einblick über die Gründe, warum sich Menschen registrieren, gibt die folgende Grafik.

Antworten aus der WMF Welcome Survey 2022

Die Welcome Survey wird jedem neu registrierten Benutzenden angezeigt. Die von der WMF erhobenen Daten sind aktuell nicht öffentlich zugänglich. Menschen, die sich in Wikipedia neu registrieren, wollen entweder etwas ändern oder ergänzen (33%), einen neuen Artikel anlegen (27%), einen Tippfehler korrigieren (8%) oder ein Bild hinzufügen (4%). 12% versprechen sich durch die Registrierung eine bessere Leseerfahrung. Das bedeutet, dass eine große Mehrheit der neuen Benutzenden (72%) tatsächlich in Wikipedia editieren will.

Aus der Welcome Survey wissen wir auch, dass unter den Neuregistrierten ein hoher Lernbedarf besteht. Neue Benutzende bringen keine Editiererfahrung mit (31%) oder nur wenig (24%), können das nicht einschätzen (18%) oder erinnern sich nicht (13%). Das bedeutet, dass mindestens 86% der neu registrierten Benutzenden die Grundlagen des Editierens noch erlernen müssen. Diesen Bedarf kann die Begleitung durch E-Mails erfüllen.

Was bisher geschah

Wir haben bisher Einzel- und Kleingruppengespräche mit Community-Mitgliedern geführt. Wir wollten ein Gefühl dafür bekommen, ob und wie diese Idee in der Community grundsätzlich wahrgenommen wird.

Bisher war das Feedback sehr positiv und es wurden verschiedene gute Ideen angebracht. Uns ist bewusst, dass dies nicht repräsentativ sein muss. Es war uns aber wichtig, erst einmal Feedback zur grundsätzlichen Idee einzuholen und zu schauen, ob wir vielleicht in die falsche Richtung denken.

Zudem liegt auch ein Okay von der WMF vor, die benötigte Opt-In-Option bei der Registrierung einzubinden.

Nach den Einzel- und Kleingruppengesprächen haben wir auf der AdminCon Community-Forum, dass Thema zwei größeren Gruppen von Interessierten vorgestellt. Auch bei der AdminCon war die Resonanz sehr positiv. Bei dem Community-Forum war das Feedback von den Personen, die sich zu Wort gemeldet haben, etwas kritischer bezüglich Punkte, die bei der Umsetzung berücksichtigt werden müssen. Anbei findet sich die gesammelten Punkte aus aus den geführten Gesprächen:

Feedback aus den Gesprächen

Die Resonanz zu dem Projekt ist insgesamt sehr positiv, verschiedene Themen und Punkte wurden WMDE aber zur Berücksichtigung mitgegeben:

So gab es konkrete Bedenken bezüglich zweier Punkte:

Wie weit so ein Projekt mit der DSGVO kompatibel ist – Siehe dazu auch die FAQ auf dieser Seite
Zudem kam der Punkt auf, dass die Informierung per E-Mails als ein zusätzlicher Kanal Menschen irritieren könnte, wenn er parallel zur OnWiki-Kommunikation bespielt werden würde, oder zu Redundanzen führt.

Von anderen Feedbackgeber*innen wurde aber gerade das Format E-Mail als Chance gesehen, Menschen auf (ihnen) bekannten Wegen abzuholen und dies als Sprungbrett zu nutzen, sie in OnWiki-Kommunikation einzubinden.

Einige Gespräche mit den Community-Mitgliedern drehten sich vor allem darum, wie das Begleitungsformat als Chance genutzt werden kann, um Community-Mitglieder von der Beantwortung typischer Einstiegsfragen zu entlasten. Es besteht die Hoffnung, dass die E-Mail-Begleitung eine Filterfunktion erfüllen kann. Sie könnte z. B. den Effekt haben, die häufigsten Fragen abzufangen oder auch gewerbliche Schreiber*innen auf entsprechende Richtlinien zu verweisen, so dass Community-Mitglieder, wie Mentor*innen, Trainer*innen und Lots*innen sich auf individuelle Fragen von Menschen konzentrieren können, die ein echtes Interesse daran haben, langfristig im Projekt mitzuarbeiten.

Darüber hinaus gab es viele Hinweise, auf die bei dem Projekt Rücksicht genommen werden sollte/muss

Transparenz bei den Mailings
Einbindung der Community an der Erstellung der Inhalten der Texte
Klarstellung Absender WMDE versus Community

Vereinzelt gab es auch schon Vorschläge für die inhaltliche Ausgestaltung

Folgen eines Wikipedia-Kontos (insbesondere bei Nutzung von Klarnamen)
Freie Lizenzen

Ausblick

Noch ausstehend

Ein Gespräch mit dem Support-Team steht noch aus. Hier wurde ein Doodle zwecks Terminfindung versendet: Hier sehen wir potentiell die größte Arbeitserleichterung wie aber auch den meisten Mehraufwand für eine Gruppe.
Und natürlich können weiterhin umseitig auf der Diskussionsseite Fragen, Anmerkungen und Ideen geteilt werden.

Test

Wir möchten die E-Mail-Begleitung gerne testen: Der Testlauf kann gestartet werden, wenn seitens der Community keine schwerwiegenden Bedenken und Risiken gesehen werden.

Test(lauf) heißt unter anderem, dass es keine Ausspielung des E-Mailings von 100 % geben wird. Es würde mit sogenannten A/B-Gruppen gearbeitet. Dies ermöglicht zu schauen, ob es Mehrbelastungen für die Community gibt, die eventuell unterschätzt oder nicht bedacht wurden. Darauf würden wir dann einwirken.

Zudem können wir so im direkten Vergleich sehen, welche Auswirkungen der E-Mailversand auf das Edit-Verhalten der neu registrierten Menschen hat.

Umsetzung

Wiederkehrende E-Mails

Unser Vorschlag ist, dass eine Projektseite für die E-Mailings angelegt wird. Hier können mögliche Inhalte zusammengetragen, die beste Reihenfolge und den zeitlichen Versand der Inhalte besprochen werden. WMDE würde auf dieser Basis der vorgeschlagenen Inhalte und Reihenfolge Texte schreiben und für Feedback on-wiki stellen. So kann einerseits eine Kohärenz im textlichen Stil der E-Mails erreicht werden, andererseits schleichen sich durch das Mehr-Augen Prinzip weniger Fehler ein und alle wissen, was per E-Mail versendet wird. Im zweiten Schritt werden diese Texte in das E-Mailingsystem von WMDE eingepflegt. Das System versendet die E-Mails dann automatisch zu festgelegten Zeitpunkten.

Nach einer gewissen Zeit würde WMDE auswerten, welche Inhalte auf besonderes Interesse stoßen. Dies lässt sich z. B. an Öffnungsraten der E-Mails wie auch Klickzahlen in den E-Mails und natürlich an direktem Feedback festmachen. Die Auswertung der anonymen Daten würden wir auch auf der Projektseite teilen, zu den Datenschutzbestimmungen siehe unten. Je nach Lage kann es sinnvoll sein, die Inhalte anzupassen.

E-Mails mit aktuellem Bezug

Wir halten es für überlegenswert, auch E-Mails mit aktuellen Inhalten zu versenden. Zum Beispiel könnten dies Einladungen für Stammtische, Edit-a-thons oder Veranstaltungen wie der WikiCon sein. Themen/Termine kommen hier idealerweise auch gern aus der Community.

Sehr wahrscheinlich ist hier aber ein Vorgehen sinnvoll, was weniger Vorlauf in der Zusammenarbeit benötigt. Eventuell ist es hier praktikabel, Regeln zu besprechen, nach denen WMDE ohne größere Rücksprache solche E-Mailings versenden kann.

Ansprechpersonen bei Wikimedia Deutschland

Du fragst dich vielleicht, wer ist dieses ominöse Wir? In der Wir-Form zu schreiben ist immer irgendwie gesichtslos. Da aber an dem Thema aktuell mehrere Menschen aus dem Team Communitys und Engagement arbeiten, ist es für uns am stimmigsten formuliert.

Momentan sind es Claude, Martin, Merle und Verena. Wir haben uns die Arbeit zu dem Thema bisher aufgeteilt und sind alle für Fragen ansprechbar.

FAQs

Wenn dir eine Info fehlt, schreibe uns gern auf der Diskussionsseite. Wir beantworten sie dir gerne und nehmen sie auch gegebensfalls in das FAQ auf.

Warum E-Mailversand?

Wir haben hier verschiedenste Gründe und Ideen, warum wir Neulinge gern per E-Mail begleiten wollen

Dazu gehören:

Viele Neulinge finden oft die für sie relevanten Hilfe- und Regelseiten am Anfang nicht. Sie werden oft erst in ersten, unbeabsichtigten Konflikten auf die Seiten hingewiesen.
Durch eine Begleitung per E-Mail kann man die Inhalte stückeln. Nicht alle Infos werden auf einmal an die neuen Accounts versendet, sondern man kann Themen bündeln und die Inhalte aufeinander aufbauen.
E-Mails versus on-wiki: Das Internet hat sich in den letzten zwanzig Jahren sehr verändert. – Die Wikipedia ist gefühlt das letzte freie, gallische Dorf. Damit ist es aber auch ungewohntes Terrain. Hier bieten sich E-Mails als bekanntes Format an, Menschen an die gewachsenen Strukturen der Wikipedia heranzuführen. Zum Beispiel auch, dass man in Wikipedia nicht über E-Mail, sondern über Diskussionsseiten kommuniziert. ;)
E-Mails bieten zudem die Möglichkeit, dass man den Lesefluss besser steuern kann als auf Wikiseiten, wo schnell der nächste blaue Link lockt, und sie mehr Gestaltungsspielraum bieten.
Durch Öffnungsraten und Klickzahlen kriegen wir aussagekräftiges Feedback, welche Themen besonders interessieren. Hier kann dann bei Bedarf gut nachgesteuert werden.
Neben Regeln, Anleitungen und Hilfeseiten bieten E-Mails die Chance auf Inhalte wie Veranstaltungen, Portale, Themen und Gruppen hinzuweisen, wenn der erste Einstieg erfolgreich geschafft wurde.

Ich habe schon einen Account, aber ich will die E-Mails ebenfalls erhalten

Sobald das Format etabliert ist, stellen wir hier gern einen Link zum Abonnieren zur Verfügung.

Neulinge gewinnen oder Neulinge halten?

Natürlich ist der erste Schritt, dass wir Neulinge in die Wikipedia einbinden. Daher ist der erste Schritt, dass die Grundlagen erklärt werden.

Es bietet sich aber durchaus an, dass die Betreuung per E-Mail auch über die ersten Grundlagen hinausgeht. Einerseits, wie schon mehrfach genannt, mit Hinweise auf aktuelle Angebote. Aber es könnte auch interessant sein, dass man zu einem späteren Zeitpunkt tiefergehende Hinweise zum Beispiel zu Governance-Themen erhält. Hier müssen wir zusammen überlegen, wie lang und tief die Begleitung der neu angemeldeten Accounts sein soll.

Wer ist der Absender?

Der Absender der E-Mails ist WMDE. Auch wenn die E-Mails zusammen mit Community entwickelt werden sollen, soll den Lesenden klar sein, dass WMDE verantwortlich für die E-Mails ist und diese nicht im Namen der Community verschickt werden.

Bedeutet das Projekt Mehrarbeit für WMDE oder dem Support-Team?

Mailversand an mehrere tausende Menschen bedeutet auch, dass es prinzipiell mehr Rückfragen und Kommentare per E-Mail gibt. Aber wir treffen Vorkehrungen.

Dazu gehören:

Dies ist einer der Gründe, warum wir mit einem reduzierten A/B-Test starten wollen. So können wir sehen, ob und welche Rückfragen es gibt und wie man diese Fragen auffangen kann. Bei WMDE würden wir zum Start der E-Mails dementsprechend Kapazitäten einplanen. Idealerweise können wir alle aufkommenden Fragen beantworten oder auf die relevanten Seiten weiterleiten, so dass keine Mehrarbeit für das Support-Team anfällt.

Anfallendes Feedback wird von uns gesammelt und kann direkt in eine Überarbeitung von E-Mails einfließen.

Sollte es doch zu Mehrarbeit mit Support-Team oder bestimmten Community-Gruppen führen, wird der A/B-Test pausiert, bis man hier eine sinnvolle Lösung gefunden hat.

Ist das Projekt DSGVO-konform?

Ja. Um die E-Mailings zu erhalten, müssen sich die neu angemeldeten User und Userinnen explizit für ein OptIn in den E-Mailversand entscheiden.

In jeder E-Mail wird es, wie allgemein üblich, die Möglichkeit geben, sich von den E-Mails abzumelden. Die E-Mailadressen (und keine weiteren personenbezogenen Daten) liegen bei WMDE auf in Deutschland gehosteten Servern. WMDE löscht nicht genutzte E-Mailadressen in regelmäßigen Abständen.

Was für Inhalte sollen in die E-Mailings?

Die Inhalte sollen auf der zugehörigen Projektseite zusammen mit interessierten Community-Mitgliedern besprochen werden. Dabei müssen wir das Rad nicht neu erfinden. Viele Inhalte sind da und freuen sich über mehr Sichtbarkeit. Das können z. B. Hilfeseiten und Portale sein, aber auch Einführungen, wie und wo die Community kommuniziert und was es für Hintergründe zu bestimmten Regeln gibt.

Welche Daten werden gesammelt?

Beim OptIn wird nur die E-Mailadresse der neu registrierten Person bei WMDE gespeichert. Bei WMDE liegt keine Verknüpfung mit den Wikipedia-Accounts vor.

Wie funktioniert die technische Umsetzung?

Die konkrete Umsetzung würde in drei Schritten erfolgen:

Die Wikimedia Foundation baut den OptIn auf der Registrierungsseite ein
Die E-Mail-Adressen fließen in das selbst gehostete CRM von Wikimedia Deutschland
Über das CRM werden die E-Mails versendet

Wikipedia:Wikimedia Deutschland/Community-Portal/Beteiligung/Debattieren und analysieren/E-Mail-Begleitung