Wikipedia:WikiCon-Handbuch

WikiCon-Handbuch

Handbuch zur Organisation der deutschsprachigen WikiCon

Hilfestellungen und Best-Practice-Erfahrungen für ehrenamtliche Organisationsteams mit einem Überblick über die Entwicklung der Veranstaltung bis 2022

Die WikiCon ist eine Gemeinschaftskonferenz der Communitys der deutschsprachigen Wikipedia und ihrer Schwesterprojekte. Sie findet jährlich im Herbst an wechselnden Orten statt. Die Teilnahme steht allen Interessierten offen.

Die inhaltliche Verantwortung trägt ein Team aus Ehrenamtlichen, dessen Zusammensetzung von Jahr zu Jahr wechselt. Die Ehrenamtlichen werden seit 2013 bei der Organisation intensiv durch Hauptamtliche, insbesondere von Wikimedia Deutschland, begleitet. Zudem fördern die Wikimedia-Vereine aus Deutschland, Österreich und der Schweiz seit vielen Jahren die Konferenz finanziell.

Seit 2021 hat Wikimedia Deutschland eine noch stärkere Rolle im Rahmen der Projektkoordination übernommen. Das hängt vor allem mit der gestiegenen Komplexität der WikiCon durch die hybride Umsetzung und die damit einhergehende umfangreichen logistischen Anforderungen und notwendigen Vorbereitungen zusammen. Zudem nahm die Zahl der an der Mitarbeit am Orga-Team Interessierten ab, was gleichzeitig zu einer stärkeren Belastung der Ehrenamtlichen im Orga-Team führte, die durch verstärkte Unterstützung durch Wikimedia Deutschland aufgefangen werden kann. Die Rolle der Hauptamtlichen umfasst hierbei vor allem die Übernahme der Verantwortung für koordinative, logistische und vertragliche Prozesse sowie die Schaffung von Ideenentwicklungs- und Gestaltungsräume für die Ehrenamtlichen, die die Verantwortung für die inhaltliche Ausgestaltung tragen. Das Gesamtteam aus Haupt- und Ehrenamt arbeitet partnerschaftlich zusammen. 2021 und 2022 waren jeweils zwei Mitarbeitende des Teams Communitys und Engagement von Wikimedia Deutschland neben den Ehrenamtlichen Teil des Orga-Teams, seit 2023 verstärkt eine weitere Person aus dem Eventmanagement-Team von Wikimedia Deutschland das Orga-Team.

Das Handbuch zielt darauf ab, den Ehrenamtlichen die Erfahrungen der wechselnden Teams weiterzugeben und ihnen die Einarbeitung zu erleichtern. Als Hilfestellung zeigt es auf, welche Unterstützung sie durch Mitarbeitende der Wikimedia-Vereine erhalten können.

In einem kurzen Abriss wird die Geschichte der Konferenz dargestellt. Es folgen Hinweise zur Zusammenstellung eines Teams und zur Zusammenarbeit. Möglichkeiten der Bewerbung der WikiCon in den Wikimedia-Projekten und darüber hinaus werden vorgestellt. Gestaltungsspielräume der Konzeption werden ebenso dargelegt, wie verschiedene Programmformate und die Option einer Ausstellungsfläche vorgestellt werden. Anschließend folgen Tipps zur Koordination der Teilnehmenden und Hinweise zur Evaluation der Veranstaltung. Mögliche Tools und Muster verschiedener Pläne werden vorgestellt. Materialien, mit denen bei den bisherigen Konferenzen gearbeitet wurde, sind angehängt.

Das WikiCon-Handbuch wurde von Wnme mit Unterstützung durch Merle von Wittich (Wikimedia Deutschland) verfasst. Eine erste Überarbeitung erfolgte durch das Orga-Team der WikiCon 2018. In die aktuelle Version (Stand: Mai 2023) wurden Ergänzungen und Aktualisierungen nach der WikiCon 2022 eingearbeitet, hierbei haben verschiedene Ehrenamtliche aus den Orga-Teams der WikiCons 2021 und 2022 ihre Erfahrungen geteilt, die Redaktion lag bei Sandro Halank (Wikimedia Deutschland).

Dieses Handbuch soll ein lebendes Werk sein. Die Organisationsteams nachfolgender WikiCons sind dazu eingeladen, die Dokumentation der Best-Practice-Prozesse fortzuentwickeln und ihre Erfahrungen an kommende Teams weiterzugeben. Jedes Jahr sollte es aktualisiert und kritisch hinterfragt werden, ob die angenommenen Punkte noch zutreffen.