Wikipedia:WikiCon-Handbuch/Helfendenkoordination
Helfendenkoordination
Es empfiehlt sich, mit der Planung der Koordination von helfenden Händen frühzeitig zu beginnen. Allgemeine Aufgaben wie die Sicherstellung der Besetzung der Anmeldung sowie Auf-, Um- und Abbauarbeiten lassen sich leicht planen. Der Einsatz von „Engelschichten“ ist vom Programm abhängig, weshalb die genaue Einsatzplanung nach der Publikation des Programms gestartet werden sollte.
Dabei sollte eine Übersicht über die jeweiligen Aufgaben erstellt und veröffentlicht werden. Die Planungstabelle von 2022 gibt einen Anhaltspunkt für die Anzahl der Ehrenamtlichen in den verschiedenen Bereichen und liefert einige Hintergrundaufgaben für die einzelnen Rollen.
Für viele Aufgaben finden sich genügend Helfende und die Arbeit ist schnell erledigt. Nur bei wenigen Aufgabengebieten war in der Vergangenheit ein mehrmaliger Aufruf erforderlich. Catering hat 2018 und 2019 viele Ressourcen gebunden. Bei einer hybriden Veranstaltung sind die Raum-Engel zusätzlich gefordert (dazu sind ggf. weiterführende Online- und Moderationskenntnisse erforderlich und hier sollte ein klares Erwartungsmanagement stattfinden), und es werden zusätzlich noch viele Online-Engel benötigt. Hierbei hat vor allem Wikimedia Deutschland in den Jahren 2021 und 2022 stark unterstützt.
Das große Engagement der Ehrenamtlichen bei der Unterstützung vor Ort ist bemerkenswert. Es empfiehlt sich, an eine „moralische Verpflichtung“ der Geförderten zu appellieren. Auf der WikiCon-Projektseite ist eine Einsatzplanung anzulegen, in die sich die Teilnehmenden für die verschiedenen Aufgabengebiete eintragen können. Sinnvoll ist, auf der Planungsseite die Aufgaben zu beschreiben/auszuführen, was von den Helfenden erwartet wird und welche Fähigkeiten mitzubringen sind. Hauptorganisierende sollten während der Konferenz ansprechbar und flexibel sein und daher von bestimmten Tätigkeiten ausgenommen werden.
Für bestimmte Bereiche können schriftliche Briefings sinnvoll sein, die unbedingt rechtzeitig vor der Veranstaltung vorhanden sein sollten und einen entsprechenden Vorlauf haben, damit diese von möglichst allen Helfenden gelesen werden können.ref>Hier findet sich beispielhaft das Briefing für die Raumengel der WikiCon 2016.</ref> Wikimedia Deutschland unterstützt hierbei mit Vorlagen aus den Vorjahren. Es muss zwingend darauf geachtet werden, dass die Dokument so kurz wie möglich, aber so ausführlich wie nötig gehalten werden.
In vielen Jahren haben die Helfenden ein T-Shirt mit der Aufschrift „Team“ getragen. Somit war erkennbar, wer bei Fragen als Ansprechpartner zur Verfügung steht. Danach wurden sie meist gebeten, wenn vorhanden, alte T-Shirts mitzubringen. 2021 war nicht einmal die Orga durch T-Shirts gekennzeichnet; 2022 hatte die Orga schwarze Weste, durch die sie erkennbar waren.
