Rahmenprogramm
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Eine Eröffnungs- sowie Abschlussveranstaltung für alle Teilnehmenden bilden den Rahmen der WikiCon. Über deren Ablauf sollte man sich frühzeitig Gedanken machen.
Für die Eröffnungsveranstaltung bietet sich eine Begrüßungsrede des Teams mit einem Ausblick auf das Programm sowie organisatorischen Hinweisen an. Zudem können hier Grußworte der Stadt oder Region sowie der Wikimedia-Vereine einbezogen werden. Bei der Abschlussveranstaltung sollte der Dank an alle Beteiligten im Vordergrund stehen und dabei insbesondere die Referentinnen und Referenten, Helfenden und Mitorganisierenden gewürdigt werden. 2016 hat das Team zur Abrundung der WikiCon einen Rückblick auf das Wochenende gegeben. Bei der Vorbereitung der Abschlussveranstaltung sollte berücksichtigt werden, dass bereits einige der Teilnehmenden abgereist sind. Es muss daher abgewogen werden, inwieweit eine zeitaufwendige Rekapitulation des Wochenendes vorgesehen wird.
Die feierliche Verleihung der WikiEule hat sich am Samstagabend etabliert, da an diesem Abend die meisten Teilnehmenden anwesend sind. Die Organisation liegt bei einer eigenständigen Ehrenamtlichengruppe, die vom Team lediglich Unterstützung durch die Einplanung des Raums, erforderlichen Zeitfensters und helfender Hände benötigt.
Seit 2016 wird ein Gruppenfoto mit allen Konferenzbesuchern gemacht. Dies stellt einen besonderen Erinnerungswert an die WikiCon dar.
Exkursionen vor dem Beginn des Konferenzprogramms werden zum Kennenlernen des ausrichtenden Orts von den früh angereisten Teilnehmenden gut angenommen. 2017 gelang es dem Team, dessen Organisation vollständig der lokalen Community zu überlassen. Führungen durch lokale Museen, Archive oder der Besuch von Ausstellungen werden von den Teilnehmenden gerne angenommen. 2022 wurde ein umfangreiches Rahmenprogramm in Form von Exkursionen angeboten, so war der Eröffnungsabend von einer umfangreichen Besuchsmöglichkeit des Stralsunder Ozeaneums geprägt; auch im weiteren Konferenzverlauf wurde die historische Innenstadt verschiedenartig im Rahmen von Exkursionen erschließbar gemacht.
Abends nach Ende des Programms sollte es einen Ausklang für den entspannten Austausch geben. Idealerweise bieten sich hierfür (Teil-)Flächen in der Location an, die bis 1 oder 2 Uhr geöffnet bleiben können.
