Wikipedia:WikiCon-Handbuch/Konzeption

WikiCon-Handbuch

Konzeption

Ursprüngliche Zielgruppe und Ausweitung des Konzeptes

Bevor das Team mit der konkreten Planung beginnt, sollte es sich die Frage stellen, welche Ziele es verfolgen möchte. Es ist hilfreich, sich den verschiedenen Möglichkeiten der Ausrichtung und der damit verbundenen Bedeutung in der Umsetzung bewusst zu sein.

Bei den vergangenen WikiCons haben die Teams unterschiedliche Ausrichtungen verfolgt. Wie im Kapitel Geschichte dargelegt, wurden an einigen Veranstaltungen neben der ursprünglichen Zielgruppe Wikipedia und ihrer Schwesterprojekte verstärkt die Open-Communitys und allgemein die interessierte Bevölkerung angesprochen (sogenanntes „Forum des freien Wissens“). Die Einbindung der Öffentlichkeit hat gezeigt, dass dies eine Chance darstellt, um Interessierte an die Wikipedia heranzuführen. Interessierten konnten mittels Einführungskursen zur Mitarbeit in der Wikipedia die Funktionsweise der Wikipedia näher gebracht werden. Auch die Berichterstattung (lokaler) Medien über die WikiCon kann dazu dienen, der Öffentlichkeit für die Wikipedia, ihre Funktionsweisen und die Einbindung Ehrenamtlicher zu sensibilisieren. Ziele und Konzept haben auch Einfluss auf den Veranstaltungsort.

Die WikiCon ist als Veranstaltung der Wikimedia-Communitys entstanden, und die meisten Teilnehmenden (Hauptzielgruppe) sind aktive Benutzer der Projekte. Daher ist es wichtig, dass sie sich mit ihren Themen im Programm wiederfinden. Die Öffnung des bisherigen Konzeptes hat 2016 bis 2018 gezeigt, dass dies möglich ist, ohne den ursprünglichen Charakter einer WikiCon aufgeben zu müssen. Gerade in der Berichterstattung lokaler Medien kann diese Öffnung auch als Kommunikationsaufhänger dienen.

Aktive der Open-Bewegung verfolgen ähnliche Ziele wie die Wikipedia-Communitys. Sie setzen sich ebenfalls für Offene Daten oder Freies Wissen ein. Einen Raum für den Austausch beider Gruppen zu schaffen, kann somit bewirken, dass Ideen für neue gemeinsame Projekte entstehen.

Die Einbindung der aktiven Community lässt sich mit einem verhältnismäßig geringen Aufwand umsetzen. Ehrenamtliche, die nicht zu dieser Gruppe gehören, verfolgen dagegen in der Regel nicht die Kanäle der Wikipedia und ihnen muss das Konzept der Konferenz erst näher gebracht werden. Das Team sollte sich daher darüber im Klaren sein, dass die Einbindung dieser Gruppe und die damit verbundene Kommunikation mehr Aufwand bedeutet.

Mit einer groben Vorstellung zur Ausgestaltung der WikiCon folgt als nächster Schritt die Besichtigung von möglichen Veranstaltungsorten. Mit den örtlichen Gegebenheiten ergibt sich dann, welche Ideen umsetzbar sind. Nachdem eine Location gefunden wurde, kann das Konzept konkretisiert werden. Da das Budget begrenzt ist, stellen die Mietkosten bei der Auswahl ein entscheidendes Kriterium dar.

Lokale Kooperationen

Bei der Ausrichtung der WikiCon bietet es sich an, mit der jeweiligen Kommune zu kooperieren. Besonders erfolgreich erwies sich bisher die Zusammenarbeit in kleineren Städten. So sahen 2016 Kornwestheim, 2018 St. Gallen und 2022 die Hansestadt Stralsund als gastgebende Städte die Konferenz der Wikipedia-Communitys als Bereicherung an.

Stadt und Kanton St. Gallen haben beispielsweise die WikiCon deswegen auch mit großzügigen Bedingungen für die Durchführung der Konferenz unterstützt. Auch die Hansestadt Stralsund war ein wichtiger Partner für die WikiCon: So unterstützte die Stadt die Durchführung mit der Zurverfügungstellung des Rathauses als Konferenzort, war bei lokalen Kontakten ein wichtiger Vermittler und sie unterstützte darüber hinaus bei der Organisation des Rahmenprogramms. Auch bei einer Übersicht über die Hotellandschaft und entsprechende Kontakte zu den verschiedenen Anbietern war die Stadt behilflich. Es zeigte sich einmal mehr, dass eine enge Zusammenarbeit mit lokalen Partner verschiedene Vorteile mit sich bringt.

In Großstädten gestaltet sich eine derartige Unterstützung in der Regel aufgrund der Vielzahl anderer Veranstaltungen schwierig. Zudem hat sich gezeigt, dass gerade in kleineren Städten die Lokalpresse Interesse hat, über die WikiCon zu berichten.

Städtische Museen, Bibliotheken oder das Stadtarchiv (GLAM-Partner) sowie andere lokale Organisationen der Open-Bewegung einzubinden, um dort Exkursionen für die Teilnehmenden anzubieten, bietet sich an. Auch kann eine längerfristige Zusammenarbeit bezüglich der Zugänglichmachung von Kulturgütern unter freier Lizenz und somit eine Einbindung in den Wikimedia-Projekten angestrebt werden. Öffentlichkeitswirksam kann angestrebt werden, Persönlichkeiten aus Politik oder Gesellschaft für eine Eröffnungsrede oder einen Keynote-Vortrag zu gewinnen.

Förderantrag

Für eine Förderung durch Wikimedia Deutschland war es bis 2019 erforderlich, einen Förderantrag einzureichen. Wesentlicher Bestandteil war die Dokumentation des geplanten Konzeptes für die Veranstaltung. Bei der Aufstellung des benötigten Kostenplans unterstützte der Verein. So stellte Wikimedia Deutschland die Zahlen und Erfahrungswerte der Vorjahre zur Verfügung.

Seit 2021 ist die WikiCon aufgrund der stärkeren personellen Unterstützung durch den Verein als eines der festen Programme im Jahresplan von Wikimedia Deutschland verankert. Seitdem ist das Stellen eines Förderantrags für die Gesamtkonferenz nicht mehr notwendig, gleichwohl gibt es weiterhin die Anforderung einer Projektkonzeption zur inhaltlichen Ausgestaltung, die durch die Ehrenamtlichen zu erstellen ist. Ein mögliches Vorgehen hierzu ist im nachfolgenden Kapitel Konzeptarbeit des Orga-Teams zu finden.

→ Der Ablauf zur Förderung einzelner Teilnehmender ist im Kapitel Teilnehmendenkoordination ausgeführt.

Konzeptarbeit des Orga-Teams

Auch wenn seit 2021 kein Förderantrag für WikiCon mehr durch das Orga-Team mehr erstellt werden muss, so bildet die inhaltliche Konzeption der Veranstaltung eine wichtige grundlegende Komponente der WikiCon. Es sollte unter anderem geklärt werden, ob für die WikiCon eine (programmatische) Schwerpunktsetzung erfolgen soll, ein Motto oder ein besonderes Augenmerk auf Vernetzung, Austausch oder gemeinsamen Lernen gewünscht wird.

Die Hauptamtlichen unterstützen den Prozess der Konzeptarbeit moderativ und in der Vor- und Nachbereitung, übernehmen jedoch keine inhaltliche Steuerung oder Einwirkung. Wenn gewünscht, kann von Seiten der Hauptamtlichen eine Beratung auf Grundlage der Erfahrungen der Vorjahre erfolgen, diese kann beispielsweise folgende Punkte umfassen:

• Bereitstellung und Aufbereitung von für die Konzeptarbeit wichtigen Informationen: Freitextantworten aus der Evaluation des Vorjahres, Learnings und Notizen aus den Debriefs mit dem Orga-Team des Vorjahres
• Bereitstellung von Tools zum Sammeln eigener Konzeptideen der ehrenamtlichen Mitglieder des Orga-Teams
• Moderation von Videokonferenzen oder Workshops zur Sichtung aller individueller Ideen, Clusterung, Abstimmung über Gemeinsamkeiten und Finalisierung des Konzepts
• Unterstützung bei der Ausformulierung von ca. 5 Kernsätzen, die im Anschluss auf der Projektseite kommuniziert werden sollten.

Veranstaltungsort und Terminfindung

Der Veranstaltungs der WikiCon sollte einige Rahmenbedingungen erfüllen:

• gute Verkehrsanbindung mit öffentlichen Verkehrsmitteln: IC(E)-Anbindung an das Fernverkehrsnetz der Deutschen Bahn, RJ(X)-Anbindung an das Fernverkehrsnetz der Österreichischen Bundesbahnen oder IC-Anbindung an das Fernverkehrsnetz der Schweizerische Bundesbahnen (je nach Austragungsland) in direkter Nähe
• mittlere Größe bis hin zur Großstadt: hinreichende Infrastruktur vor Ort; Millionenstädte wie Berlin, Hamburg oder München sind aufgrund der sehr teuren Locations und Hotels eher schwierig
• ausreichende Zahl an Übernachtungsmöglichkeiten: möglichst im direkten Umfeld der Location oder guter Anbindung
• vorhandene Anbindung an schnelles Internet.

Eine Location sollte über mindestens fünf Veranstaltungsräume verfügen, darunter möglichst auch einen großen Raum, in dem zur Eröffnung, zur Verleihung der WikiEule und für die Abschlussveranstaltung der überwiegende Teil der Teilnehmenden einen Sitzplatz finden – erfahrungsgemäß werden nicht alle Teilnehmende auch an diesen zentralen Veranstaltungen anwesend sein. Daneben sind Räume für das Orga-Team, Lagermöglichkeiten und Rückzugsmöglichkeiten erforderlich. Großzügige Begegnungsflächen mit vielen Sitzgelegenheiten (die auch für das Catering genutzt werden können) sollten vorhanden sein. Wichtig ist auch eine stabile WLAN-Verbindung. Da die Teilnehmenden bis in die späten Abendstunden einen Ort zum Austausch haben möchten, sollte bei der Locationbesichtigung auf die Öffnungszeiten geachtet werden. Die Schließzeit der Location sollte idealerweise zwischen 1 und 2 Uhr liegen. Zudem ist es wichtig, darauf zu achten, dass Raum für soziale Treffpunkte vorhanden ist.

Wiederholt war die WikiCon bei Schulen zu Gast. Bildungseinrichtungen sind meist günstiger zu mieten und haben viele Räume. Andererseits sind sie oftmals nur während der Ferien nutzbar und haben, abgesehen von einer Aula, kaum Räume für mehr als 20 bis 30 Personen (Klassengröße). Sehr geschätzt wurden der großzügige Außenbereich mit vielen Sitzgelegenheiten wie der Hof der Kantonsschule in St. Gallen oder der Biergarten des Kaisersaals in Erfurt. Die Nutzung von Hochschulen und anderen universitären Einrichtungen kann vielversprechend sein.

Sind Online-Streams vorgesehen, muss dies schon von Anfang an bei der Raumzuteilung berücksichtigt werden, falls Übertragungen nicht aus allen Räumen möglich sind. Hier sind logistische Besonderheiten bei der Programmplanung in besonderem Maße zu berücksichtigen.

Die WikiCon hat sich in den letzten Jahren als Herbstveranstaltung etabliert. Zudem kann so auf die Wikimania und Ferientermine Rücksicht genommen werden. Um möglichst viele berufstätige Ehrenamtliche erreichen zu können, findet die Konferenz an einem Wochenende statt.

Verweise

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