Abläufe vor Ort
Ein Ablaufplan, der gemeinsam mit Wikimedia Deutschland ausgearbeitet wird, ist für die Koordination der Abläufe vor Ort unerlässlich. Er muss stets sauber gepflegt werden, da insbesondere bei hybrider Einbindung Abläufe nicht kurzfristig über den Haufen geworfen werden können.
Hierbei muss darauf geachtet werden, dass ggf. stattfindende Anpassungen an allen Stellen (Programm, Online-Tool und Ablaufplan) stattfinden. Es ist daher darauf zu achten, möglichst wenige Orte zu haben, an denen Änderungen eingepflegt werden müssen. Bei der Nutzung von Tools empfiehlt es sich daher auf Ex- und Importmöglichkeiten zu achten.
Während der Konferenz sollten klare Absprachen bezüglich der Erreichbarkeit zwischen Haupt- und Ehrenamtlichen getroffen und klare Berichtswege definiert werden. Es sollte immer ein Mitglied des Teams vor Ort ansprechbar sein. Walkie-Talkies haben sich für eine schnelle Kommunikation als hilfreich erwiesen.
