Online-Konferenz
Die WikiCon 2021 in Erfurt war die erste hybride WikiCon. Fast die Hälfte der Teilnehmenden war nicht vor Ort anwesend, darunter auch etwa 20 Vortragende. Das Online-Angebot umfasste die folgende Möglichkeiten:
- Online-Streaming eines Teils der Vorträge, Veranstaltungen und Diskussionsrunden (Kamera auf Referenten, geteilter Screen, Chat, Fragen und Diskussion seitens Online-Teilnehmer:innen mit Video und Ton)
- Aufzeichnung eines Teils der gestreamten Vorträge (nachträgliche Publikation auf Wikimedia Commons)
- Wonder.me als Online-Austauschplattform
Alle Teilnehmenden der WikiCon haben einen Tag vor der Veranstaltung einen Zugangscode für das Online-Tool Venueless erhalten.
Die Online-Streams waren mit einem großen Aufwand verbunden: Ablaufplan, Setup und Management der Teilnehmenden vorab in Venueless durch Wikimedia Deutschland, Einblender vor/zwischen den Übertragungen, mehrere Kameras und Mikrofone, Schnitt und Regie im großen Saal, weitgehend selbst funktionierende Übertragungstechnik in weiteren Räumen, Bildschirme, Online-Engel, Unterstützung durch Raum-Engel und Techniker des externen Dienstleisters.
Es muss berücksichtigt werden, dass eine große Anzahl von Helfenden erforderlich ist, um die Abwicklung gut zu ermöglichen. Der Online-Teil ist wie eine zweite, kleine WikiCon und kann nicht nur nebenbei laufen. Die Aufgaben der Helfenden sollten möglichst frühzeitig klar sein. Dazu ist es auch erforderlich, dass die Entscheidung zum Online-Tool für die WikiCon frühzeitig fällt und das Orga-Team somit auch einen Überblick hat, welche Besonderheiten sich ergeben.
Ein Briefing für Präsentierende und Helfende ist unerlässlich, insbesondere für Helfende sollte dies in einem gemeinsamen Online-Termin und zusätzlich mit entsprechenden Unterlagen erfolgen. Das Briefing für die Helfenden sollte eine Woche vor der WikiCon verschickt werden, der Info-Termin in zeitlicher Nähe zur Veranstaltung liegen. Klare Informationen für die Präsentierenden in Form eines schriftlichen Briefings erleichtern den Ablauf. Das Briefing für die Präsentierenden sollte zwei Wochen vor der Veranstaltung verschickt werden. Zudem ist zu beachten, dass Vortragende mit Präsentationen in den Streamingräumen mit Regie ihre Dateien vorab an das Orga-Team schicken müssen bzw. an einem Ort hochladen, der für die Regie und Technik aufrufbar ist.
Es ist auch zu berücksichtigen, dass die Zahl der Räume, aus denen ein Streaming stattfindet, beschränkt ist. Bei der WikiCon 2022 in der Hansestadt Stralsund hat sich zudem als Best Practices ergeben, dass es eine technische Ansprechperson pro Raum gibt.
