Programmplanung
Vor der Programmplanung sollte das Team die im Abschnitt Ursprüngliche Zielgruppe und Ausweitung des Konzeptes aufgeführten Fragen zur Ausrichtung der WikiCon geklärt haben.
Eine ausgewogene Mischung der Beiträge sollte angestrebt werden. Dazu gehören beispielsweise Inhalte für langjährige Aktive, fortgeschrittene Fotografierende, Mitarbeitende im administrativen Bereich oder Ehrenamtliche der Wikipedia-Schwesterprojekte. Darüber hinaus sollten Beiträge vorgesehen werden, für die kein besonderes Vorwissen erforderlich ist.
Die Einladung von (externen) Keynote-Speakern oder Teilnehmenden von Gesprächsrunden sollte frühzeitig angegangen werden. Hier kann das Orga-Team eigene thematische und/oder lokalen bzw. regionalen Schwerpunkt für die Konferenz setzen, je nach gewünschter Ausrichtung der WikiCon, welche im Konzept festgehalten werden sollten..
Bei den vergangenen WikiCons wurden oftmals alle eingereichten Beiträge ermöglicht. In verschiedenen Jahren hat das Team der WikiCon versucht, aktiv auf die Ausgestaltung des Programms Einfluss zu nehmen. Intensive Werbung um Beteiligung führte in der Regel zu einer großen Zahl von Einreichungen. Bei einer aktiven Bewerbung muss sich das Team im Klaren sein, dass es wahrscheinlich mehrere Einreichungen aus den Communitys absagen muss.
Mit der Vielzahl an Einreichungen war es notwendig, eine Auswahl zu treffen, und es bestand die Möglichkeit, Schwerpunkte zu setzen. Die Vielfalt und Ausgewogenheit des Programms wurden hierdurch gefördert. Der Umgang mit Neuautoren oder die Diskussionskultur in der Wikipedia sind Beispiele für Schwerpunkte.
Für die Planung des Programms gab es in den verschiedenen Jahren gänzlich unterschiedliche Ansätze. 2016 gab es ein Programmkomitee aus Community-Mitgliedern, 2017 wurde das Konferenzplanungstool frab genutzt, 2019 fand eine agile Programmplanung statt. Seit 2021 werden, aufgrund der durch die hybride Umsetzung bedingten gesteigerten Komplexität, technische Aspekte stärker berücksichtigt. Die Hauptamtlichen beraten hier zu einem sinnvollen Vorgehen.
