Finanzen und Spendenakquise
Die Wikimedia-Vereine übernehmen die Budgetplanung und stimmen diese mit den Location-, Catering- und Logistikentscheidungen des Orga-Teams ab. Es sollte darauf geachtet werden, dass alle Ausgaben verhältnismäßig sind und zu dem bodenständigen Charakter einer Ehrenamtlichenkonferenz passen. Da nur ein begrenztes Budget zur Verfügung steht, sollte geprüft werden, wie realistisch bestimmte Annahmen sind und wo gegebenenfalls Abstriche gemacht werden müssen.
Dem Team der Skillshare stand 2010 ein besonders geringes Budget zur Verfügung. Die Ehrenamtlichen haben einen hohen Aufwand betrieben, um Vergünstigungen und Sachspenden zu erhalten. So wurden beispielsweise Mineralwasser, dessen Anlieferung und ein Abendessen für die Teilnehmenden durch jeweils unterschiedliche Partner unentgeltlich zur Verfügung gestellt.[1]
2012 wurde dem Dornbirner Team neben den Fördermitteln der Vereine auf Antrag ein Zuschuss (Grant) der Wikimedia Foundation gewährt.[2] Eventuell könnten auch andere Stiftungen angefragt werden – diese brauchen aber oft ein halbes Jahr oder mehr für Entscheide. Diese langwierigen Prozesse machen eine externe Förderung eher unattraktiv, da meist erst recht spät eine Planungssicherheit hergestellt werden kann.
Es hat sich gezeigt, dass sich Geldspenden besonders gut über persönliche Kontakte einwerben lassen. Der Aufwand der Drittmittelakquise mit dem damit verbundenen ausführlichen Berichtswesen sollte nicht unterschätzt werden, teilweise sind Geldspenden mit weiteren Bedingungen verbunden. Daher empfiehlt es sich in jedem Fall, frühzeitig auf potenzielle Partner zuzugehen, wenn dies ein gewünschter Aspekt ist. Eine zunächst informelle telefonische Kontaktaufnahme erleichtert das Vorgehen. Wikimedia Deutschland steht dem Team bei diesen Fragen unterstützend zur Seite. In den letzten Jahren konnte über die Wikimedia-Vereine ein ausreichendes Budget für die WikiCon zur Verfügung gestellt werden. Es ist genau abzuwägen, ob der Aufwand zum Erhalt externer Geldspenden im Verhältnis zum Nutzen steht oder die entsprechenden Ressourcen des Orga-Teams in anderen Teilen der Projektplanung sinnvoller investiert werden können.
Sachspenden werden häufig wesentlich einfacher zur Verfügung gestellt. Oft wird von den Partnern lediglich die Wiedergabe des Firmenlogos auf der WikiCon-Projektseite oder im Programmheft erwartet. So haben die Teams in den vergangenen Jahren beispielsweise Säfte, alkoholische Getränke, Obst, Schlüsselbänder, Stadtpläne und Rabatte für Druckkosten erhalten. Es hat sich gezeigt, dass Getränke besonders leicht einzuwerben sind. Lokale Partner haben auch schon Mobiliar zur Verfügung gestellt. Im Voraus sollte berücksichtigt werden, dass die Einwerbung von Spenden verschiedene Auswirkungen mit sich bringt. Auch hier sollten Aufwand und Nutzen miteinander abgewogen werden. Frühzeitige Anfragen sind in jedem Fall notwendig, da potentielle externe Partner in der Regel auch nur über ein begrenztes Sponsoringbudget verfügen.
Auf die Sponsoringrichtlinien von Wikimedia Deutschland muss in jedem Fall Rücksicht genommen werden. Zudem sollte das Team klären, wie sie gegenüber potenziellen Spendern auftreten oder ob die Ehrenamtlichen die Kommunikation vorbereiten und dann einem Wikimedia-Verein den Versand überlassen.[3]
Einzelnachweise und Verweise
- ↑ Bilanz der Skillshare Konferenz.
- ↑ Antrag des Grants.
- ↑ Hier findet sich beispielhaft das 2018 verwendete WikiCon-Informationsschreiben für potentielle Partner.
